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Betriebs­prü­fung der Renten­ver­si­che­rung: Das müssen Sie wissen

Die Betriebs­prü­fung der Ren­ten­ver­si­cherung klärt, ob Be­schäf­tigte rich­tig an­ge­mel­det und Ver­sich­erungs­bei­trä­ge kor­rekt be­zahlt wur­den. Feh­ler wer­den teuer. Unter­neh­mer soll­ten das The­ma re­gel­mäßig mit ih­rem Steu­er­be­rater be­sprechen, um gut auf Kon­trol­len vor­be­rei­tet zu sein.

Text: Sigrun an der Heiden


Spätes­tens alle vier Jahre trifft viele Unter­nehmen eine Betriebs­prü­fung der Renten­ver­si­che­rung. Die Kontrol­leure prüfen Lohn- und Gehalts­konten, Anstel­lungs­ver­träge, Beitrags­ab­rech­nungen, Meldungen zur Sozi­al­ver­si­che­rung sowie Abrech­nungs­un­ter­lagen für freie Mitar­beiter. Sie wollen heraus­finden, ob ein Arbeit­geber alle geschul­deten Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeits­losen- und Unfall­ver­si­che­rung abge­führt hat. Und sie prüfen, ob die Meldungen zu den Sozi­al­ver­si­che­rungen korrekt erfolgt sind. Auch die Umlagen wegen Mutter­schaft und für Entgelt­fort­zah­lung im Krank­heits­fall sowie das Insol­venz­geld sind Bestand­teil der Betriebs­prü­fung der Renten­ver­si­che­rung. Zudem kontrol­lieren die Beamten den Insol­venz­schutz von Wert­gut­haben und ob Betriebe die Künst­ler­so­zi­al­ab­gabe gezahlt haben. Meist finden die Prüfer etwas. 2018 über­prüften die Renten­ver­si­che­rungs­träger 766.650 Unter­nehmen und deckten bei rund einem Viertel entweder Abrech­nungs­fehler oder gar Abrech­nungs­be­trug auf. Die Nach­for­de­rungen von Sozi­al­ver­si­che­rungs­bei­trägen und Umlagen summierten sich auf knapp eine Milli­arde Euro. Hinzu kamen Säum­nis­zu­schläge von rund 245 Millionen Euro. Ein immenses Risiko für Unter­nehmen – aber mit Unter­stüt­zung des Steu­er­be­ra­ters lassen sich teure Fehler vermeiden.

Betriebs­prü­fung durch Renten­ver­si­che­rung trifft jeden Betrieb

Welche Prüf­stelle für ein Unter­nehmen zuständig ist, hängt von der Betriebs­nummer ab. Diese acht­stel­lige Nummer teilt den Arbeit­ge­bern die Bundes­agentur für Arbeit zu. Entschei­dend ist die letzte Ziffer. Die Deut­sche Renten­ver­si­che­rung Bund prüft Betriebe mit den Nummern 0 bis 4. Ihre Regio­nal­träger kontrol­lieren Arbeit­geber mit den Prüf­zif­fern 5 bis 9. Erle­digt der Steu­er­be­rater die Lohn- und Gehalts­ab­rech­nung sowie die Meldungen zur Sozi­al­ver­si­che­rung, entscheidet seine Betriebs­nummer. Dann findet die Betriebs­prü­fung der Renten­ver­si­che­rung im Büro des Bera­ters statt. Meist kommen die Sozi­al­ver­si­che­rungs­prüfer aber in den Betrieb. Die Beamten müssen ihren Besuch ankün­digen – möglichst einen Monat im Voraus, spätes­tens jedoch 14 Tage vor der Prüfung. Passt der Termin nicht – weil ein großer Auftrag alle Kapa­zi­täten bindet oder der Geschäfts­führer verreist ist – lässt sich eine Betriebs­prü­fung der Renten­ver­si­che­rung nach vorhe­riger Absprache auch verschieben. Besteht aller­dings der Verdacht, dass ein Arbeit­geber Beiträge hinter­zieht oder illegal Beschäf­tigte im Unter­nehmen arbeiten, rückt der Prüf­dienst ohne Vorwar­nung an.

So läuft eine Betriebs­prü­fung der Renten­ver­si­che­rung ab

Kontrol­leure wie Arbeit­geber haben ein Inter­esse daran, die Betriebs­prü­fung der Renten­ver­si­che­rung zügig durch­zu­ziehen. Daher sollten Firmen­chefs mit ihrem Steu­er­be­rater das Vorgehen für diesen Fall möglichst genau bespre­chen: Denn Arbeit­geber sind zur Mitwir­kung verpflichtet, sie müssen dem Prüfer umfas­send Auskunft geben. Die Prüfer dürfen alle Lohn- und Gehalts­un­ter­lagen einsehen. Für sie ist die gesamte Finanz­buch­hal­tung einschließ­lich der Aufwands­konten inter­es­sant. Auf Verlangen sind Beitrags­ab­rech­nungen, Meldungen, Verträge, Betriebs­ver­ein­ba­rungen, Kassen­bü­cher und Jour­nale vorzu­legen. Kritisch prüfen die Beamten die Dienst- und Werk­ver­träge mit Blick auf mögliche Schein­selbst­stän­dig­keit sowie Unter­lagen, welche die Versi­che­rungs­frei­heit von Mitar­bei­tern belegen sollen. Wenn Lohn­steu­er­haf­tungs­be­scheide aus einer Prüfung des Finanz­amts vorliegen, wollen die Kontrol­leure sie sehen. Bei Unre­gel­mä­ßig­keiten infor­mieren sich die Behörden gegen­seitig. Die Betriebs­prüfer der Renten­ver­si­che­rung dürfen Unter­lagen kopieren und Daten spei­chern. Wer ein Lohn­ab­rech­nungs­pro­gramm nutzt, das die elek­tro­nisch unter­stützte Betriebs­prü­fung (euBP) erlaubt, kann der Renten­ver­si­che­rung die Daten direkt über­mit­teln. Mancher Haus­be­such ist so über­flüssig.

Unter­nehmer machen leicht einen teuren Abrech­nungs­fehler

Hohe Nach­for­de­rungen drohen, wenn eine Betriebs­prü­fung der Renten­ver­si­che­rung ergibt, dass freie Mitar­beiter schein­selbst­ständig – also versi­che­rungs­pflichtig – tätig sind. Sicher­heit bringt in diesem Punkt eine Status­an­frage bei der Renten­ver­si­che­rung vor Beginn der Zusam­men­ar­beit. Auch bei der Abrech­nung von Mini­job­bern, Midi­job­bern, Studenten, Prak­ti­kanten, Rent­nern, mitar­bei­tenden Fami­li­en­mit­glie­dern sowie geschäfts­füh­renden Gesell­schaf­tern passieren leicht Fehler. Wer Mitar­beiter nicht korrekt bei Renten-, Kranken-, Pflege-, Arbeits­losen- und Unfall­ver­si­che­rung anmeldet, den bitten die Betriebs­prüfer zur Kasse. Zu diesen Themen sollten sich Firmen­chefs regel­mäßig mit ihrem Steu­er­be­rater austau­schen. Beson­ders der Phantom-Lohn birgt Risiken: Sozi­al­ver­si­che­rungs­bei­träge fallen nämlich auf den geschul­deten, nicht den gezahlten Lohn an. Wer den Tarif- oder Mindest­lohn nicht einhält oder falsch rechnet, riskiert saftige Beitrags­nach­zah­lungen. Abrech­nungs­fehler drohen auch bei Dienst­wa­gen­nut­zung, Gehalts­ex­tras und Abfin­dungen. Vorsicht geboten ist bei Steu­er­nach­for­de­rungen vom Finanzamt nach Lohn­steu­er­au­ßen­prü­fungen. Auch Sozi­al­ver­si­che­rungs­bei­träge sind dann meis­tens falsch berechnet. Unter­nehmer sollten sofort ihren Steu­er­be­rater einschalten und Rat beim zustän­digen Renten­ver­si­che­rungs­träger einholen. Andern­falls drohen Säum­nis­zu­schläge bei der späteren Betriebs­prü­fung.

Beitrags­nach­zah­lungen und Säum­nis­zu­schläge sind Risiko

Teuer wird eine Betriebs­prü­fung der Renten­ver­si­che­rung insbe­son­dere für Firmen­chefs, die das Thema Sozi­al­ver­si­che­rung gene­rell nicht ernst nehmen. Wer etwa angeb­lich selbst­stän­dige Mitar­beiter ohne jegli­ches Nach­denken einfach nicht bei den Sozi­al­ver­si­che­rungen anmeldet, riskiert mehr als ein blaues Auge. Bewerten die Betriebs­prüfer der Renten­ver­si­che­rung beispiels­weise mitar­bei­tende Fami­li­en­mit­glieder als Arbeit­nehmer, summieren sich die Beitrags­nach­for­de­rungen schnell auf horrende Beträge. Denn Betriebe müssen für die letzten vier Jahre nach­zahlen. Wurden Beiträge vorsätz­lich nicht abge­führt, tritt die Verjäh­rung nicht nach vier, sondern nach 30 Jahren ein. Die Rech­nung der Kran­ken­kasse, die den Gesamt­so­zi­al­ver­si­che­rungs­be­trag einzieht, fällt dann noch höher aus. Zusätz­lich droht ein Straf­ver­fahren. Was viele über­sehen: Arbeit­geber schulden den gesamten Sozi­al­ver­si­che­rungs­bei­trag – Arbeit­geber- und Arbeit­neh­mer­an­teil. Sie dürfen nur die korri­gierten Beiträge der letzten drei Monate vom Lohn des Mitar­bei­ters abziehen. Richtig teuer sind auch die Säum­nis­zu­schläge. Die Renten­ver­si­che­rung berechnet für jeden ange­fan­genen Monat einen Zuschlag von einem Prozent des ausste­henden Betrags. Die Nach­zah­lung ist sofort fällig.

Auf Betriebs­prü­fung der Renten­ver­si­che­rung vorbe­reiten

Vorsicht ist besser als Nach­sicht – das gilt auch mit Blick auf eine Betriebs­prü­fung der Renten­ver­si­che­rung. Unter­nehmer sollten sozi­al­ver­si­che­rungs­recht­liche Fragen klären, bevor die Betriebs­prüfer kommen. Der Steu­er­be­rater hilft hier weiter. Auch der Betriebs­prüf­dienst der Deut­schen Renten­ver­si­che­rung berät Arbeit­geber und bietet Vorträge an. Haben sich die Betriebs­prüfer bereits ange­meldet, lassen sich strit­tige Punkte im Abschluss­ge­spräch klären. Entschei­dend ist, als Arbeit­geber glaub­haft darlegen zu können, dass bei Abrech­nungs­feh­lern kein eigenes Verschulden vorliegt. Dann reicht es, die ausste­henden Beträge nach­zu­zahlen. Säum­nis­zu­schläge verlangen die Betriebs­prüfer jedoch, wenn sie dem Betrieb grobe Fahr­läs­sig­keit oder Vorsatz nach­weisen können.


Bei Fragen spre­chen Sie uns gerne an.


Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Heraus­geber: DATEV eG, Nürn­berg

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