Fachartikel & News

So läuft der Betrieb weiter, wenn der Chef plötz­lich ausfällt

Wird ein Unter­nehmer hand­lungs­un­fähig, droht seinem Betrieb die Insol­venz. Nur per Vorsor­ge­voll­macht kann ein Bevoll­mäch­tigter den Betrieb ohne Einmi­schung des Betreu­ungs­ge­richts nahtlos weiter­führen.

Text: Frank Wiercks


In kleinen Unter­nehmen entscheidet der Chef meis­tens alleine. Fällt er aus, ist der Betrieb schlag­artig hand­lungs­un­fähig. In größeren Unter­nehmen gibt es oft weitere Geschäfts­führer oder Proku­risten. Dann läuft der Betrieb zumin­dest eine Zeit lang weiter, nachdem der Haupt­ge­sell­schafter oder -geschäfts­führer plötz­lich ausge­fallen ist. Werden große Entschei­dungen nötig, für die seine Zustim­mung erfor­der­lich ist, steht aber auch hier alles still. Um diese Lähmung im Ernst­fall, die schnell in der Insol­venz enden könnte, zu verhin­dern, sollte jeder Unter­nehmer für seinen Betrieb eine nota­riell beglau­bigte Vorsor­ge­voll­macht erstellen. Durch dieses Doku­ment gibt er einem vertrau­ens­wür­digen Bevoll­mäch­tigten die Erlaubnis, die Firma während seiner Abwe­sen­heit in seinem Sinne zu lenken und weit­rei­chende Entschei­dungen zu treffen. Die Vorsor­ge­voll­macht sollte nur in Absprache mit dem Rechts­an­walt und dem Steu­er­be­rater verfasst werden und muss exakt auf die indi­vi­du­elle Situa­tion des Unter­neh­mens abge­stimmt werden. Dabei sind viele Details zu beachten:

Pati­en­ten­ver­fü­gung, Betreu­ungs­ver­fü­gung, Voll­macht

Zwar gehen sowohl Vorsor­ge­voll­macht wie auch Pati­enten- und Betreu­ungs­ver­fü­gung grund­sätz­lich in eine ähnliche Rich­tung – jemand ermäch­tigt eine Person, für ihn/sie Entschei­dungen zu treffen, wenn er/sie selbst nicht mehr dazu in der Lage ist. Bei den konkreten Inhalten gibt es aber große Unter­schiede, weshalb in der Regel mindes­tens zwei unter­schied­liche Doku­mente erfor­der­lich sind, bei größeren Unter­nehmen norma­ler­weise sogar drei.

Eine Pati­en­ten­ver­fü­gung klärt die Frage, welche medi­zi­ni­schen Maßnahmen man wünscht bezie­hungs­weise nicht wünscht. Liegt jemand beispiels­weise im Koma, kann eine juris­tisch wasser­dichte Pati­en­ten­ver­fü­gung dem Arzt bestimmte lebens­ver­län­gernde Maßnahmen unter­sagen. Grund­sätz­lich bindet auch eine münd­liche Pati­en­ten­ver­fü­gung den Arzt, sie wird aber gerade im Stress einer Kran­ken­haus­be­hand­lung oft unter schwie­rigen Umständen gegeben oder könnte unklar formu­liert sein. Besser ist es darum, sich früh­zeitig mit dem Thema zu beschäf­tigen und eine schrift­liche Pati­en­ten­ver­fü­gung zu verfassen, am besten nach Rück­sprache mit dem Anwalt.

Eine Betreu­ungs­ver­fü­gung dient der Vorsorge für den Fall, dass man bei alltäg­li­chen Fragen nicht mehr selbst entscheiden kann. Norma­ler­weise wählt dann das Betreu­ungs­ge­richt einen Betreuer aus. Liegt eine Betreu­ungs­ver­fü­gung vor, wird der Richter in der Regel die gewünschte Person bestellen. Die Betreu­ungs­ver­fü­gung greift erst, wenn das Gericht es entspre­chend der gesund­heit­li­chen Situa­tion des Verfü­genden für erfor­der­lich hält. Außerdem steht der Betreuer unter der Kontrolle des Gerichts, es wacht über die Einhal­tung der Verfü­gung und kann etwa Ein- und Auszah­lungen auf den Konten des Verfü­genden prüfen.

Eine Vorsor­ge­voll­macht dient dazu, den Gang zum Betreu­ungs­ge­richt zu vermeiden und recht­zeitig bei klarem Kopf nota­riell beglau­bigt fest­zu­legen, durch wen man im Falle einer even­tuell eintre­tenden Geschäfts- oder Einwil­li­gungs­un­fä­hig­keit umfas­send vertreten werden will. Für Firmen­in­haber ist es ganz wichtig, dass der über die Vorsor­ge­voll­macht einge­setzte Vertreter sofort für die Firma entscheiden kann, wenn etwas passiert ist – etwa nach einem schweren Auto­un­fall des Chefs. Liegt keine Vorsor­ge­voll­macht vor, muss das Betreu­ungs­ge­richt erst auf Antrag tätig werden und einen Betreuer bestellen. Oft vergehen mehrere Wochen, bis die Richter jemanden als vertre­tungs­be­rich­tigt erklären – in der Zwischen­zeit dürfte mancher Betrieb wegen zu langer Hand­lungs­un­fä­hig­keit längst in der Insol­venz gelandet sein.

Getrennte Vorsor­ge­voll­machten für Betrieb und Privates

Ein Unter­nehmer sollte also unbe­dingt mehr­gleisig fahren. Er muss in jedem Fall eine Pati­en­ten­ver­fü­gung aufsetzen, um seine Wünsche bei der medi­zi­ni­schen Behand­lung fest­zu­schreiben. Und er muss eine Vorsor­ge­voll­macht formu­lieren, in der er fest­legt, welche vertrau­ens­wür­dige Person die Geschicke des Unter­neh­mens mit Eintreten seiner Entschei­dungs­un­fä­hig­keit in welcher Weise lenken soll. So verhin­dert er, dass im Ernst­fall vom Gericht eine Betreu­ungs­ver­fü­gung erlassen wird. Mit der Voll­macht kann er auch Kompe­tenzen auf verschie­dene Personen verteilen, muss dann aber darauf achten, dass sie sich nicht gegen­seitig blockieren. Zudem sollte der Unter­nehmer eine zweite Vorsor­ge­voll­macht für sein Privat­ver­mögen bezie­hungs­weise für sein Privat­leben betref­fende Entschei­dungen erstellen. Idea­ler­weise werden die Voll­machten gemeinsam mit dem Anwalt formu­liert, damit sie sich ergänzen und nicht in wich­tigen Punkten wider­spre­chen oder durch unklare Anwei­sungen zumin­dest Entschei­dungen erschweren.

Getrennte Voll­machten für Unter­nehmen und Privat­be­reich

Viele Unter­nehmer machen keinen Unter­schied zwischen Betrieb und Privat­ver­mögen, zumal wenn sie als Einzel­un­ter­nehmer alle Entschei­dungen selber treffen und mit ihrem ganzen Vermögen für ihr unter­neh­me­ri­sches Enga­ge­ment haften. Sollten sie uner­wartet ausfallen, gibt es ohne Vorsor­ge­voll­macht aber schnell Probleme. Entgegen der oft verbrei­teten Meinung haben Ehepartner keine beson­deren Vertre­tungs- oder sons­tigen Rechte. In der Regel wird deshalb vom Betreu­ungs­ge­richt ein Betreuer bestellt, der sowohl privat als auch im Unter­nehmen die Vertre­tung über­nimmt. Kommen dafür mehrere nahe Ange­hö­rige in Betracht, kann dies zu Zeit­ver­zö­ge­rungen, großer Unsi­cher­heit und even­tuell sogar Streit etwa zwischen Ehepartner und Kindern führen. Außerdem muss der Betreuer dann zuerst ein Vermö­gens­ver­zeichnis erstellen. In einem Einzel­un­ter­nehmen werden wich­tige Entschei­dungen so even­tuell ebenso verzö­gert wie in einer Personen- oder Kapi­tal­ge­sell­schaft, weil ohne Vorsor­ge­voll­macht auch zuerst geklärt werden muss, wer beispiels­weise bei Gesell­schaf­ter­be­schlüssen für den ausge­fal­lenen Gesell­schafter abstimmen darf.

Vorsicht mit bei einer unein­ge­schränkten Vorsor­ge­voll­macht

Es gibt viele Gründe, warum ein Firmen­chef plötz­lich nicht mehr die Unter­neh­mens­füh­rung wahr­nehmen kann: ein Unfall, eine schwere Erkran­kung, Unab­kömm­lich­keit an einem entfernten Ort oder sogar Unter­su­chungs­haft wegen Steuer- oder Zoll­de­likten, beispiels­weise Schwarz­ar­beit. In solchen Fällen sollte sofort ein fähiger Vertrauter durch die Vorsor­ge­voll­macht dazu ermäch­tigt werden, drin­gende Entschei­dungen im Betrieb zu treffen. Bei der Wahl dieser Person ist wichtig, dass sie sich gut mit dem Thema auskennt und nicht lange einar­beiten muss. Wer für seine Abwe­sen­heit eine Art Nach­folger einsetzen und ihn mit einer unein­ge­schränkten Voll­macht ausstatten will, sollte sich das gut über­legen: Diese Person hätte enorme Macht und würde nicht – wie ein gericht­lich einge­setzter Betreuer durch das Gericht – auto­ma­tisch von einer über­ge­ord­neten Instanz kontrol­liert. Deshalb bietet es sich an, die Vorsor­ge­voll­macht nicht nur inhalt­lich sehr sorg­fältig zu formu­lieren, sondern gleich­zeitig auch fest­zu­schreiben, welche großen Entschei­dungen von einer konkret benannten Kontroll­in­stanz bestä­tigt werden müssen. So könnte etwa der Verkauf von Firmen­an­teilen nur mit Zustim­mung durch den Ehepartner und den Steu­er­be­rater möglich sein. Sinn­voll kann es auch sein, für alle großen Entschei­dungen in der Vorsor­ge­voll­macht ein Vier-Augen-Prinzip fest­zu­schreiben – beispiels­weise, dass der jewei­lige Abtei­lungs­leiter ange­hört oder sogar um sein Einver­ständnis gebeten werden muss.

Verschie­denen Personen einge­schränkte Voll­macht geben

Möglich ist, jemandem eine einge­schränkte Vorsor­ge­voll­macht zu erteilen bezie­hungs­weise mehreren Personen eine Teil­voll­macht für ihren Bereich zu geben: Mit so einer vertrag­li­chen Rege­lung lassen sich Befug­nisse der Bevoll­mäch­tigten bestimmen, Richt­li­nien beschreiben und Kompe­tenzen beschränken. Beispiels­weise kann der Produk­ti­ons­leiter dann das Mate­rial bestellen und die Ferti­gung am Laufen halten. Der kauf­män­ni­sche Leiter kann Personal einstellen oder entlassen und mit der Bank die Finan­zie­rung klären. Der Steu­er­be­rater kann sich um die Zahlen kümmern und die Kommu­ni­ka­tion mit dem Finanzamt über­nehmen. Alle gemeinsam könnten zudem als Bera­tungs­gre­mium für den Ehepartner benannt werden, der weit­ge­hende Entschei­dungen so auf Basis einer umfas­senden Infor­ma­tion und Bera­tung treffen kann. Eine derartig ausge­klü­gelte Vorsor­ge­voll­macht sollte in Ruhe mit dem Rechts­an­walt sowie dem Steu­er­be­rater bespro­chen und formu­liert werden. Die Rolle der dort benannten Vertre­tungs­be­rech­tigten muss mit diesen Personen vorher genau bespro­chen werden, damit sie wissen, worauf sie sich einlassen und welche Spiel­re­geln im Ernst­fall gelten. Dann kann ein Betrieb mit so einer Konstruk­tion auch während einer längeren Abwe­sen­heit des Unter­neh­mers erfolg­reich weiter­ge­führt werden.

Persön­liche Vorsor­ge­voll­macht plus Pati­en­ten­ver­fü­gung

Zudem sollte der Unter­nehmer eine persön­liche Vorsor­ge­voll­macht inklu­sive Pati­en­ten­ver­fü­gung aufsetzen, damit sich eine Person seines Vertrauens um seine Inter­essen außer­halb der Firma kümmern kann, in Vermö­gens- ebenso wie gesund­heit­li­chen und allge­mein recht­li­chen Ange­le­gen­heiten. Auch das muss nicht immer ein Ange­hö­riger sein, die Aufgabe kann zum Beispiel ein Rechts­an­walt über­nehmen. Wichtig ist, dass so gut wie möglich zwischen den Belangen des Unter­neh­mens und den persön­li­chen Themen getrennt wird und Lösungs­me­cha­nismen für den Fall exis­tieren, dass Unter­neh­mens- und Privat­in­ter­esse nicht deckungs­gleich sind – etwa wenn der Betrieb eine Kapi­tal­spritze aus dem Privat­ver­mögen braucht, die der persön­liche Betreuer nicht frei­geben will.

Bei Vorsor­ge­voll­macht ans Gesell­schafts­recht denken

Zwar gibt es viele Muster für eine Vorsor­ge­voll­macht zum Down­load im Internet. Unter­nehmer sollten sie – im Gegen­satz zu Mustern für eine Pati­en­ten­ver­fü­gung – aber besser nicht nutzen. Bei jeder Vorsor­ge­voll­macht sollten Rechts­an­walt und Steu­er­be­rater genau prüfen, ob es even­tuell gesell­schafts­recht­liche oder testa­men­ta­ri­sche Probleme geben könnte. Bei Fort­füh­rung eines einzel­kauf­män­ni­schen Betriebs (GbR oder OHG) etwa wird das Privat­ver­mögen des Voll­macht­ge­bers in der Regel durch den Bevoll­mäch­tigten haftungs­recht­lich mitver­pflichtet. Deshalb ist es empfeh­lens­wert, dem Bevoll­mäch­tigten in diesem Fall die Befugnis zu geben, das Unter­nehmen etwa in eine GmbH umzu­wan­deln.

Vorsor­ge­voll­macht muss zum Gesell­schafts­ver­trag passen

In vielen Gesell­schafts­ver­trägen gibt es zudem schon Rege­lungen zur Vererb­bar­keit oder zur Vertre­tung des Unter­neh­mens im Krank­heits­fall. Solche gesell­schafts­recht­li­chen Verein­ba­rungen haben grund­sätz­lich Vorrang vor einer Vorsor­ge­ver­fü­gung. Deshalb reicht es nicht, eine Muster-Vorsor­ge­voll­macht auszu­füllen und zu den Unter­lagen zu nehmen. So ein Doku­ment muss von Experten darauf geprüft werden, wie es zu handels- und gesell­schafts­recht­li­chen Anfor­de­rungen steht, und der Inhalt entspre­chend ange­passt werden. Komplex ist auch die Frage nach der Zuläs­sig­keit der Vorsor­ge­voll­macht zur Wahr­neh­mung orga­ni­sa­to­ri­scher Mitglied­schafts­rechte, Wahr­neh­mung von Geschäfts­füh­rerauf-gaben in der GmbH und Wahr­neh­mung von Geschäfts­füh­rer­auf­gaben in Perso­nen­ge­sell­schaften, weil hier eine Bevoll­mäch­ti­gung zur Wahr­neh­mung orga­ni­sa­to­ri­scher Mitglied­schafts­rechte mit dem für Perso­nen­ge­sell­schaften und GmbHs geltenden Abspal­tungs­verbot kolli­diert. Dies unter­sagt es, einen Dritten unwi­der­ruf­lich und verdrän­gend zu bevoll­mäch­tigen. Zwar ist eine Vorsor­ge­voll­macht wider­ruf­lich und nicht verdrän­gend, sollte also zulässig sein. Trotzdem wäre es empfeh­lens­wert, dass alle Mitge­sell­schafter der Vorsor­ge­voll­macht zustimmen. Idea­ler­weise wird eine Rege­lung zur Vertre­tung per Vorsor­ge­voll­macht im Gesell­schafts­ver­trag verein­bart. Dies sollte unbe­dingt mit einem Anwalt bespro­chen werden.

Formale Anfor­de­rungen an die Vorsor­ge­voll­macht

Geltungs­dauer: Die Voll­macht muss unbe­dingt wider­ruf­lich und unbe­fristet sein. Dann gilt sie, bis der Voll­macht­geber sie wider­ruft oder neue Umstände eintreten, etwa sein Tod und die Testa­ments­er­öff­nung – und externe Partner können sich bis dahin auf die Gültig­keit verlassen.

Nota­ri­elle Beur­kun­dung: Jede Vorsor­ge­voll­macht muss schrift­lich nieder­ge­legt werden und sollte nota­riell beur­kundet sein. So wird auto­ma­tisch die Geschäfts­fä­hig­keit des Voll­macht­ge­bers fest­ge­stellt und kann später nicht ange­zwei­felt werden. Zudem ist die nota­ri­elle Beur­kun­dung der Voll­macht unver­zichtbar, wenn der Bevoll­mäch­tigte auch Grund­stücks­ge­schäfte vornehmen, die Vertre­tung gegen­über dem Handels­re­gister über­nehmen, über GmbH-Anteile verfügen oder Stimm­rechte ausüben soll.

Getrennte Urkunden: Jeder Bevoll­mäch­tigte sollte eine eigene Vorsor­ge­voll­macht für seinen Aufga­ben­be­reich erhalten. Gibt es nur einen Bevoll­mäch­tigten, sollten zwei getrennte Urkunden für Unter­nehmen und Privat­be­reich ausge­stellt werden. Das verwehrt Geschäfts­part­nern zu tiefe Einblicke in das Privat­leben.

Außen­ver­hältnis: Der Bevoll­mäch­tigte sollte eine umfas­sende Vertre­ter­voll­macht in allen oder möglichst vielen Gebieten erhalten. Sie sollte nicht unter einer Bedin­gung erteilt werden, weil der Vertreter sonst bei jedem Rechts­ge­schäft beweisen muss, dass die Voraus­set­zungen für seine Voll­macht vorliegen.

Innen­ver­hältnis: Für Bevoll­mäch­tigte, die im Betrieb entscheiden sollen, sind dagegen Regie­an­wei­sungen empfeh­lens­wert. Zu beson­ders wich­tigen Punkten sollte ein Einzel­un­ter­nehmer deut­lich machen, wie er seinen Betrieb geführt wissen möchte. Außerdem sollten diese Regie­an­wei­sungen klar fest­legen, ob die Firma im Falle seiner Geschäfts­un­fä­hig­keit weiter­ge­führt oder verkauft oder liqui­diert werden soll. Bei Mitge­sell­schaf­tern einer GmbH ist dies nicht notwendig.

Unter­voll­machten: In der Voll­macht sollte gere­gelt werden, ob der Bevoll­mäch­tigte von den Beschrän­kungen für Insich­ge­schäfte gemäß § 181 BGB befreit werden soll und ob die Ertei­lung von Unter­voll­machten geneh­migt wird.

Prokura: Grund­sätz­lich kann es sinn­voll sein, dem Bevoll­mäch­tigten für den normalen Geschäfts­ver­kehr auch Prokura zu erteilen. Dann muss er nicht bei jeder Hand­lung und insbe­son­dere bei einsei­tigen Rechts­ge­schäften die Voll­macht vorlegen. Dies sollte aber genau mit dem Anwalt bespro­chen werden.

Stimm­rechte: Es ist möglich, einem Bevoll­mäch­tigten eine soge­nannte Stimm­rechts­voll­macht zu geben. Das ermög­licht ohne Vorsor­ge­voll­macht die Ausübung des Gesell­schaf­ter­stimm­rechts. Die Stell­ver­tre­tung in der Geschäfts­füh­rung kann durch Bestim­mung eines stell­ver­tre­tenden Geschäfts­füh­rers erreicht werden. Dies muss aber eben­falls mit dem Anwalt geprüft werden.

Kontroll­be­treuung: In der Vorsor­ge­voll­macht kann auch jemand als Kontroll­be­treuer vorge­schlagen werden, falls es sich um schwie­rige Geschäfte handelt. Dies sollte gut mit dem Anwalt bespro­chen werden, weil es dann wiederum Entschei­dungen verzö­gern könnten.

Eintragungen im VorsorgeregisterWich­tige Doku­mente gesam­melt zur Verfü­gung stellen

Die Vorsor­ge­voll­macht ist das Herz­stück der Planung für den Krisen­fall. Sie entfaltet ihre Wirkung aber nur dann, wenn sie bekannt ist und falls die Bevoll­mäch­tigen über die Instru­mente verfügen, um das Lebens­werk des Unter­neh­mers in seiner Vertre­tung fort­zu­setzen. Am besten ist es, die nota­riell beglau­bigte Vorsor­ge­voll­macht beim Anwalt zu hinter­legen und darüber den Bevoll­mäch­tigen zu infor­mieren. Außerdem sollte im Zentralen Vorsor­ge­re­gister die Infor­ma­tion hinter­legt werden, dass die Vorsor­ge­voll­macht exis­tiert. Um tätig werden zu können, braucht der Bevoll­mäch­tigte dann die Origi­nal­ur­kunde. Zusätz­lich muss ein Notfall­koffer vorbe­reitet werden, in dem der Bevoll­mäch­tige alle für seine Aufgaben notwen­digen Infor­ma­tionen findet. Er sollte eben­falls beim Anwalt oder Steu­er­be­rater verwahrt und der Inhalt regel­mäßig aktua­li­siert werden.

In den Notfall­koffer gehören:

  • die aktu­ellen Gesell­schafts­ver­träge
  • die Beschlüsse der Gesell­schaf­ter­ver­samm­lung
  • die Namen, Adressen und Tele­fon­num­mern aller Gesell­schafter, Vorstands-, Beirats- oder Aufsichts­rats­mit­glieder
  • die Namen, Adressen und Tele­fon­num­mern der Proku­risten
  • die Geschäfts­füh­rer­ver­träge und Anwei­sungen an Geschäfts­führer
  • die Namen, Adressen und Tele­fon­num­mern aller Berater des Unter­neh­mens
  • eine Aufstel­lung aller Bevoll­mäch­tigten und Voll­machten
  • alle Versi­che­rungs- und Versor­gungs­ver­träge
  • alle Miet- und Leasing­ver­träge
  • eine Aufstel­lung über das Betriebs­ver­mögen
  • die Namen, Adressen und Tele­fon­num­mern wich­tiger Mitar­beiter wie Chef­se­kre­tärin oder Betriebs­leiter
  • Jahres­ab­schlüsse

Bei Fragen spre­chen Sie uns gerne an.


Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Heraus­geber: DATEV eG, Nürn­berg

This is a unique website which will require a more modern browser to work! Please upgrade today!