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So sichern Unter­nehmer die Liqui­dität ihres Betriebs

Offene Rech­nungen zählen zu den Haupt­gründen für eine Insol­venz. Gutes Forde­rungs­ma­nage­ment verrin­gert das Risiko deut­lich. Was Sie über Außen­stände, Mahnungen und Verjäh­rung wissen müssen.

Text: Midia Nuri


Forde­rungen vor der Verjäh­rung bewahren – wie Unter­nehmer das kurz­fristig am besten machen, war hier kürz­lich zu lesen. Doch dies ist nur eine Notbremse, die verhin­dern soll, dass einem recht­mäßig zuste­hendes Geld even­tuell verloren geht. Am besten sollte man es gar nicht so weit kommen lassen, dass Forde­rungen zu verjähren drohen. Natür­lich bringt nicht jede über­se­hene Rech­nung den Betrieb in eine finan­zi­elle Schief­lage. Aber größere Ausfälle können bedroh­lich werden. Zudem summieren sich auch mehrere kleine Summen zu einem großen Betrag. Ein Fach­buch zu den „7 häufigsten Insol­venz­gründen“ betont, dass Finan­zie­rungs­lü­cken in 76 Prozent der Insol­venzen eine Rolle spielten. Nicht nur eine dauer­hafte Über­schul­dung, sondern auch der akute Mangel an Liqui­dität ist als Insol­venz­grund nicht zu unter­schätzen. Zum soliden Wirt­schaften gehört also für jedes Unter­nehmen ein straffes Rech­nungs­wesen samt Forde­rungs­ma­nage­ment. Auch das Thema Verjäh­rung kann leicht jeden Unter­nehmer betreffen.

Die Zahlungs­moral wird wieder schlechter

Das Zahlungs­ver­halten der hiesigen Unter­nehmen verschlech­tert sich derzeit laut Credit­re­form wieder. Doch wann tritt Zahlungs­verzug ein? Ab dem Tag, an dem die Rech­nung fällig ist – wobei sich nach vertrag­li­chen oder gesetz­li­chen Vorgaben richtet, wann das genau ist. Im ersten Halb­jahr 2018 verän­derte sich der Zahlungs­verzug im Geschäft zwischen Unter­nehmen gegen­über dem zweiten Halb­jahr 2017 zwar kaum: auf 10,59 Tage gegen­über 10,58 Tagen. Aller­dings waren es im ersten Halb­jahr 2017 nur 10,11 Tage. Binnen Jahres­frist stieg der Zahlungs­verzug im Schnitt um fast einen halben Tag. Wobei Credit­re­form große Bran­chen­un­ter­schiede und eine Verschlech­te­rung in sechs von zehn betrach­teten Bran­chen fest­stellt. Am stärksten legte der Verzug bei unter­neh­mens­nahen Dienst­leis­tern zu: plus 2,51 Tage. Im Einzel­handel waren es 1,23 Tage mehr als im Vorjahr, in der Verkehrs- und Logis­tik­branche 1,08 Tage mehr. Über­durch­schnitt­lich lang sind die Forde­rungs­lauf­zeiten laut Credit­re­form bei Betrieben der Metall- und Elek­tro­branche mit im Schnitt 46,31 Tagen Zahlungs­verzug und der Chemie­branche mit im Schnitt 45,47 Tagen. Auch in diesen Bran­chen war die Tendenz stei­gend, ebenso im Groß­handel und der Konsum­gü­ter­branche. Regulär gelten 30 Tage als Frist.

Kleine Unter­nehmen haben ein hohes Insol­venz­ri­siko

Forde­rungs­aus­fälle können auch solide Unter­nehmen in Schwie­rig­keiten bringen – bis hin zur Zahlungs­un­fä­hig­keit. Immerhin jede dritte Firmen­in­sol­venz führt die R+V-Versicherung auf einen Forde­rungs­aus­fall zurück. Sogar bereits verbuchte Zahlungen können noch Jahre nach ihrem Eingang uner­wartet ausfallen, wenn ein Insol­venz­ver­walter sie zurück­for­dert. Zwar hat die Bundes­re­gie­rung die Frist, in der Insol­venz­ver­walter sogar recht­mä­ßige Zahlungen aufgrund von Insol­venz von Liefe­ranten zurück­holen dürfen, von zehn auf vier Jahre verkürzt – nach­träg­liche Forde­rungen waren in den vergan­genen Jahren zuneh­mend zum Problem für Unter­nehmer geworden. Ausfallen können Zahlungen aber weiterhin auch nach­träg­lich. Ein Grund mehr, das inner­be­trieb­liche Forde­rungs­ma­nage­ment so zu straffen, dass insge­samt möglichst wenige Rech­nungen nach dem Soll­datum noch offen sind. So wird die Insol­venz eines Kunden – und eine even­tuell damit verbun­dene Rück­for­de­rung bereits verbuchter Zahlungen – nicht gleich zum eigenen Insol­venz­ri­siko.

30,5 Milli­arden Euro Schaden durch Insol­venzen

Die gute Nach­richt zum Thema Insol­venz: Bereits zum achten Mal in Folge ist die Zahl der Firmen­pleiten 2017 gesunken, stellte die Wirt­schafts­aus­kunftei CRIF Bürgel in ihrer jüngsten Erhe­bung fest. Die Zahl der Firmen­pleiten verrin­gerte sich im Vergleich zum Vorjah­res­zeit­raum um 6,9 Prozent auf 20.276 gegen­über 21.789 Insol­venzen im Jahr 2016. Die schlechte Nach­richt: Wie schon zuvor gingen 2017 vor allem kleine Unter­nehmen in Insol­venz. 81 Prozent der insol­venten Betriebe hatten nicht mehr als fünf Mitar­beiter. Demge­gen­über liegt der Anteil an Firmen mit über 50 Ange­stellten nur bei 3,1 Prozent. Schlechte Nach­richt auch für Gründer: 14,9 Prozent der insol­venten Firmen schei­tern in den ersten zwei Jahren nach Grün­dung. Über 50 Prozent der insol­venten Unter­nehmen war nicht länger als zehn Jahre am Markt aktiv. Zu denken geben sollten Unter­neh­mern auch die durch Insol­venzen verur­sachten Schäden. Die sind hoch. Insol­venz­be­dingte Folge­schäden summierten sich laut Bürgel- Studie Link 12/2017 auf 30,5 Milli­arden Euro – 12,9 Prozent mehr als im Vorjahr (27,0 Milli­arden Euro).

Das müssen Sie zu Verjäh­rungs­fristen wissen

Wann verjähren Forde­rungen? Das Wich­tigste hierzu war hier bereits zu lesen. Regulär verjähren Forde­rungen drei Jahre nach Ende des Jahres, in dem sie gestellt wurden. Dabei gilt als Stichtag nicht das Rech­nungs­datum plus drei Jahre. Bei Rech­nungen ist immer Zeit bis zum 31. Dezember des Jahres, in dem die 36 Monate nach Rech­nungs­stel­lung erreicht werden – und damit ist auch immer Zeit bis Ende dieses Jahres, die Rech­nung vor der Verjäh­rung zu bewahren. Wer den Steu­er­be­rater bereits die Lage der Außen­stände mit Blick auf die Ende 2018 verjäh­renden Forde­rungen hat prüfen lassen, sollte sich nun sofort die übrigen Außen­stände vornehmen – damit nicht irgend­wann auch bei diesen Forde­rungen eine Verjäh­rung droht. Der Steu­er­be­rater weiß, welche Maßnahmen nötig sind, und kann falls nötig entspre­chende Schritte einleiten sowie die Verzugs­zinsen in Höhe von 8,12 Prozent oder bei Privat­kunden 5,12 Prozent über dem Basis­zins­satz geltend machen.

Diese Verjäh­rungs­fristen sollten Sie kennen

Während Forde­rungen aus einer Rech­nung nach drei Jahren verjähren, ist in manchen Fällen die Verjäh­rungs­frist deut­lich länger, beispiels­weise für Forde­rungen auf Scha­den­er­satz aus Kapi­tal­an­la­ge­fällen oder auch Rück­zah­lungs­an­sprüche auf Bear­bei­tungs­ge­bühren – hier tritt sie erst nach zehn Jahren ein. Verjäh­rungs­fristen und die durch sie viel­leicht noch geltend zu machenden eigenen Ansprüche sind auch der Grund, dass Unter­nehmer sich bei den Aufbe­wah­rungs­fristen nicht skla­visch an die für Steuern und Sozi­al­ver­si­che­rung geltenden Aufbe­wah­rungs­fristen halten, sondern manche Unter­lagen länger aufbe­wahren sollten. Davon war hier bereits zu lesen.

Rechts­grund­lage für Verjäh­rungs­fristen, bis zu deren Ablauf Unter­nehmer wie Privat­leute ihre Ansprüche auf Zahlung oder Gewähr­leis­tung geltend machen können, ist das Bürger­liche Gesetz­buch von Para­graf 194 an.

Über­blick über wich­tige Verjäh­rungs­fristen

Sach­mangel: Ist eine Ware mangel­haft, haben Sie als Käufer zwei Jahre Zeit, Nach­bes­se­rung vom Verkäufer zu verlangen. Die Frist beginnt mit der Liefe­rung oder wenn Sie den Laden verlassen und Ihre Einkäufe gleich mitnehmen (§ 438 Abs. 1 Nr. 3 BGB).

Mangel nach Werk­ver­trag: Wurde etwa ein Hand­werker mit der Verle­gung von Fliesen in der Firmen­toi­lette oder mit der Wartung oder Repa­ratur einer betrieb­lich oder auch privat genutzten Wasch­ma­schine beauf­tragt, beträgt die Verjäh­rungs­frist eben­falls zwei Jahre. Sie beginnt, wenn der Kunde die Sache abge­nommen hat (§ 634a Abs. 1 Nr. 1 BGB).

Baumangel: Haben Unter­nehmer privat oder geschäft­lich ihre Immo­bilie reno­vieren oder umbauen lassen und treten Mängel auf, verjähren Gewähr­leis­tungs­an­sprüche nach fünf Jahren. (§ 634a Abs. 1 Nr. 2 BGB).

Rechte an Grund­stü­cken: Die Verjäh­rungs­frist bei Rechten an einem Grund­stück beträgt zehn Jahre (§ 196 BGB). Das betrifft beispiels­weise die Löschung der Grund­schuld zugunsten der Bank aus dem Grund­buch nach Tilgung des Baudar­le­hens. Hier beginnt die Verjäh­rungs­frist mit der Fällig­keit des Anspruchs und nicht erst zum Jahres­ende.

So haben Sie Ihr Forde­rungs­ma­nage­ment im Griff

So weit also klar: Ein ausge­prägtes Bewusst­sein und Wissen über Finanzen ist eine wich­tige Voraus­set­zung für den wirt­schaft­li­chen Erfolg eines jeden Unter­neh­mens. Was das Sichern eigener Ansprüche betrifft: Das beginnt natür­lich schon damit, die Rech­nung zeitig auszu­stellen. Laut Gesetz haben Unter­nehmer dafür zwar bis zu sechs Monate nach Erbringen der Leis­tung Zeit – im Fall inner­ge­mein­schaft­li­cher Liefe­rungen 15 Tage. Doch die sollten Unter­nehmer im eigenen Inter­esse nicht ausschöpfen. Wer Liqui­dität mit einem guten Working Capital Manage­ment frei­schau­feln will, sollte Rech­nungen schnell stellen. Gerade Hand­werks- und gene­rell kleine Unter­nehmen vernach­läs­sigen das Klein­vieh gern mal, haben mir verschie­dene Berater aus ihren Erfah­rungen berichtet. Das dürfte zumin­dest mit ein Grund für die über­durch­schnitt­lich hohe Insol­venz­wahr­schein­lich­keit kleiner Betriebe sein. Hilf­reich kann mit Blick auf das Working Capital Manage­ment auch sein, Finan­zie­rungs­al­ter­na­tiven wie etwa Facto­ring zu nutzen, bei denen Unter­nehmen ihre Forde­rungen gleich ganz an einen Dienst­leister abtreten.

Gutes Forde­rungs­ma­nage­ment erfor­dert diese Schritte

Bonität prüfen: Bei großen Aufträgen haben viele Unter­nehmer das im Griff. Mit Blick auf ein strin­gentes Forde­rungs­ma­nage­ment ist aber stets die Bonität wich­tiger Kunden oder von Kunden mit großen Einzel­auf­trägen zu prüfen. Dafür lässt sich vor dem Abschluss von Liefer­ver­trägen und auch zwischen­durch immer wieder mal auf Daten von Wirt­schafts­aus­kunfteien wie Credit­re­form, Bürgel oder der Schufa zugreifen – der Steu­er­be­rater hat die Zugänge und hilft gern dabei. Auch eigene Erfah­rungen mit der Zahlungs­moral ihrer Kunden sollten Unter­nehmen natür­lich gerade bei länger andau­ernden Geschäfts­be­zie­hungen berück­sich­tigen.

Verträge sauber gestalten: Verträge und Auftrags­be­stä­ti­gungen sorgen für klare Verhält­nisse. Sind Leis­tungen und Gegen­leis­tungen sowie auch die hierfür vorge­se­henen Zeit­räume und Fristen klar defi­niert, fällt es Unter­neh­mern später leichter, finan­zi­elle Forde­rungen auch durch­zu­setzen. Schon vor der Auftrags­an­nahme sollten sie prüfen, ob der Kunde tatsäch­lich wie ange­geben firmiert – unter Umständen ist dies auch nötig, um gesetz­liche Pflichten zu erfüllen. Spätes­tens für die Rech­nung benö­tigen Unter­nehmer diese Angaben sowieso – am besten klären sie diesen Punkt also gleich. Der Steu­er­be­rater hilft auch beim Abche­cken von Steu­er­num­mern oder Regis­ter­ein­trägen.

Rech­nung schnell stellen: Um zügig ihr Geld zu erhalten, sollten Firmen­chefs die Rech­nung rasch stellen. Gerade in kleinen Unter­nehmen wie Hand­werks­be­trieben wird das wegen des aktu­ellen Tages­ge­schäfts oft aufge­schoben. Mit dem Anfang 2009 in Kraft getre­tenen Forde­rungs­si­che­rungs­ge­setz haben Unter­nehmen zudem das Recht, Abschlags­zah­lungen zu fordern – in Höhe des Wert­zu­wachses, den die erbrachte Leis­tung dem Kunden bringt.

Offene Posten verwalten: Natür­lich hilft eine kurz­fris­tige Rech­nungs­le­gung wenig, wenn die Buch­hal­tung die Forde­rung anschlie­ßend aus dem Blick verliert. Am besten die Verant­wort­li­chen in Verkauf, Buch­hal­tung und auch Service tauschen sich eng aus. Nur so ist der reibungs­lose und zügige Ablauf gewährt.

Tele­fo­nisch nach­fassen: Bleiben Rech­nungen offen, sollte die Buch­hal­tung tele­fo­nisch beim Kunden nach­fassen – zügig, also sobald die Forde­rung ein oder zwei Tage fällig ist. Oft ist die Rech­nung liegen geblieben und wird auf den Anruf hin schnell begli­chen. Der posi­tiven Kunden­be­zie­hung ist dieses Vorgehen zuträg­lich.

Mahnung raus­schi­cken: Bleibt das freund­liche Nach­fassen erfolglos, sollten Unter­nehmer rasch und konse­quent mahnen – spätes­tens eine Woche nach Fällig­keit. Das ist schon aus Beweis­gründen wichtig – auch wenn Kunden grund­sätz­lich bereits am Tag nach Ablauf des Zahlungs­ziels oder nach Ablauf der 30-tägigen gesetz­li­chen Zahlungs­frist vom Zeit­punkt des Rech­nungs­ein­gangs an auto­ma­tisch in Verzug geraten. Von dem Zeit­punkt an werden Verzugs­zinsen in Höhe von 8,12 Prozent oder bei Privat­kunden 5,12 Prozent über dem Basis­zins­satz fällig. Zusätz­lich können Unter­nehmen noch Mahn­kosten für ihren Aufwand geltend machen – fünf bis zehn Euro gelten als ange­messen. Sie sollten Kunden auch darauf hinweisen, dass sie nach Frist­ab­lauf anwalt­liche Hilfe in Anspruch nehmen werden. Mehr als zweimal sollten Unter­nehmen nicht selbst mahnen.

Anwalt­li­ches Mahn­schreiben erstellen lassen: Oft lassen Kunden die Mahnungen ihrer Liefe­ranten einfach unbe­achtet. Mehr Nach­druck haben die Schreiben, wenn sie vom Anwalt oder Steu­er­be­rater oder auch einer Inkas­so­ge­sell­schaft kommen, das war ja hier auch bereits kürz­lich zu lesen.

Gericht­li­ches Mahn- oder Klage­ver­fahren anschieben: Unter­nehmen sollten das gericht­liche Mahn­ver­fahren in Gang setzen, wenn zu befürchten ist, dass der Kunde die Forde­rung gar nicht zahlen wird – am besten mithilfe eines Anwalts, weil Mahn­be­scheid-Anträge sonst oft falsch ausge­füllt sind und weil der Anwalt später kurz­fristig Anträge begründen sowie das Verfahren führen kann. Nach dem Mahn­be­scheid und dem Ablauf einer bestimmten Frist lässt sich dann ein Voll­stre­ckungs­be­scheid bean­tragen und damit – falls der Kunde keinen Einspruch einlegt – die Zwangs­voll­stre­ckung einleiten. Das gericht­liche Klage­ver­fahren kommt in Gang, wenn der Kunde während des gericht­li­chen Mahn­ver­fah­rens Einspruch einlegt oder nicht auf die Mahnung des Anwalts reagiert bezie­hungs­weise ihr wider­spricht. Vor einer Klage sollten Unter­nehmen ihre Erfolgs­aus­sichten prüfen. Hierfür sind schrift­liche Verträge oder Auftrags­be­stä­ti­gungen dann sehr hilf­reich.

So sichern Sie Ihre Rechte vor Ablauf der Frist

Damit Ansprüche aus einer Forde­rung nicht tatsäch­lich nach Ablauf der Verjäh­rungs­frist verjähren und damit unein­bring­lich werden, müssen Unter­nehmer aktiv werden. Dafür reicht eine simple Mahnung oder ein einfa­ches Schreiben aber nicht mehr. Ist eine Forde­rung nach Rech­nung und gege­be­nen­falls bis zu drei Mahnungen immer noch offen oder geht womög­lich gar auf das Ende der Verjäh­rungs­frist zu, sind weitere Schritte nötig. Für die sollten Unter­nehmer sich am besten auch die Unter­stüt­zung ihres Anwalts sichern. So geht es dann weiter:

Mahn­be­scheid bean­tragen: Der schnellste Weg, um noch kurz vor Jahres­ende die Verjäh­rung zu verhin­dern, ist ein Mahn­ver­fahren (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB). In Deutsch­land wird nur noch das auto­ma­ti­sierte zentrale Mahn­ver­fahren verwendet. Das ist günstig und nicht sonder­lich aufwendig. Unter­nehmer müssen ledig­lich einen Mahn­be­scheid bean­tragen und ihren Anspruch nicht begründen. Um keine Fehler zu machen, die dann unnötig Ansprüche aufs Spiel setzen, sollten Unter­nehmer bereits hiermit ihren Anwalt beauf­tragen, insbe­son­dere bei größeren Forde­rungen. Wer selbst tätig werden will: Jedes Bundes­land hat ein zentrales Mahn­ge­richt. Der Online-Mahn­an­trag ermit­telt auto­ma­tisch das zustän­dige Gericht, welches dann den Mahn­be­scheid an den Schuldner schickt.

Klage einrei­chen: Auch mit einer Klage können Unter­nehmer die Verjäh­rung verhin­dern. Die Vorbe­rei­tung dauert aller­dings. Spätes­tens hier geht es nicht mehr ohne Hilfe des Anwalts. Wichtig ist, dass Unter­nehmer alle für den Nach­weis ihrer Ansprüche wich­tigen Doku­mente parat haben. Der Anwalt setzt dann eine Klage auf, in der er den Anspruch begründet. Sobald das Schreiben bei Gericht eintrifft, wird die Verjäh­rung gehemmt. Wollen Unter­nehmer mehr als 5.000 Euro einfor­dern, müssen sie statt zum Amts­ge­richt zum Land­ge­richt – spätes­tens dann ist auch aus formal­recht­li­chen Gründen ein Rechts­an­walt nötig.

Weitere Verhand­lungen führen: Wer ernst­hafte Verhand­lungen mit dem Schuldner führt, kann die Verjäh­rung stoppen (§ 203 BGB). Aller­dings muss er belegen, dass hand­fest disku­tiert und nach einer Lösung gesucht wird. Dafür reicht ein einfa­ches Schreiben an den Gegner, dass sie „reden“ möchten, nicht. Unter­nehmer sollten sicher­heits­halber vom Schuldner eine schrift­liche Erklä­rung verlangen, dass für die Zeit der Gespräche die Verjäh­rungs­frist nicht weiter­laufen soll. Es kann natür­lich auch sein, dass die andere Seite auf ein solches Schreiben nicht reagiert, sondern ganz entspannt das Jahres­ende abwartet, um das Problem auszu­sitzen. Zeichnet sich so ein Verlauf ab, müssen Unter­nehmer diesen letzten außer­ge­richt­li­chen Versuch aufgeben, an ihr Geld zu kommen. Dann braucht es frist­ge­recht ein Mahn­ver­fahren oder eine Klage, um die Verjäh­rung zu stoppen.

Beschwerde beim Ombuds­mann einlegen: Wer eine Beschwerde beim Ombuds­mann der Banken oder Versi­che­rungen einlegt, braucht keine Verjäh­rung von Ansprü­chen gegen diese Insti­tute zu fürchten, weil ein Ombuds­mann-Verfahren die Frist hemmt. Ist es beendet, läuft die Verjäh­rungs­frist aller­dings weiter. Das sollten Unter­nehmer beachten.

DATEV – einfach und sicher

Spre­chen Sie mit Ihrem Steu­er­be­rater. Er nimmt Ihnen beim Forde­rungs­ma­nage­ment viele Aufgaben ab, indem er Fällig­keiten über­wacht, Mahnungen schreibt und im Fall der Fälle das Inkasso über­nimmt. Natür­lich können Sie Ihr Forde­rungs­ma­nage­ment auch selbst mit dem Basis­paket Rech­nungs­wesen von DATEV perfek­tio­nieren. Mit dieser Soft­ware lassen sich Kunden­stamm­daten erfassen und verwalten, Rech­nungen einziehen und anmahnen. Sie behalten stets den Über­blick über offene, unvoll­ständig oder verspätet bezahlte Rech­nungen und erhöhen Ihre Liqui­dität so spürbar. Außerdem bietet das Programm auch die Möglich­keit, eine ABC-Analyse von Schuld­nern und Liefe­ranten anzu­legen und zu verwalten.


Bei Fragen spre­chen Sie uns gerne an.


Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Heraus­geber: DATEV eG, Nürn­berg

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