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So ist die perfekte und gerechte Urlaubs­pla­nung ein Kinder­spiel

Betriebs­fe­rien, Brücken­tage, Rest­ur­laub, Rück­stel­lungen – Unter­nehmer müssen beim Thema Urlaub viele steu­er­liche und arbeits­recht­liche Aspekte beachten. Mit dieser Check­liste kommen Sie besser klar.

Text: Frank Wiercks


Jetzt stehen sie vieler­orts wieder Schlange vor dem Chef­büro – jene Mitar­beiter, die noch Rest­ur­laub aus dem Jahr 2017 haben und ihn schnell bis zum mythen­um­wo­benen 31. März nehmen wollen. Denn Urlaubs­an­sprüche aus dem Vorjahr, weiß der Flur­funk, dürfen bis Ende des ersten Quar­tals geltend gemacht werden. Wer Mythen und Flur­funk glaubt, könnte in manchen Firmen aber enttäuscht werden: Mit wenigen Ausnahmen ist der Urlaub in dem Kalen­der­jahr zu nehmen, in dem der Anspruch entsteht. Im Bundes­ur­laubs­ge­setz findet der 31. März nur wie folgt Erwäh­nung. „Eine Über­tra­gung des Urlaubs auf das nächste Kalen­der­jahr ist nur statt­haft, wenn drin­gende betrieb­liche oder in der Person des Arbeit­neh­mers liegende Gründe dies recht­fer­tigen“, heißt es dort. „Im Fall der Über­tra­gung muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalen­der­jahrs gewährt und genommen werden.“

Streit um den Verfall von Urlaubs­tagen kennt keinen Sieger

Das ist eine Einzel­fall­re­ge­lung. Wirk­lich gute Karten hat beim Über­tragen von Urlaub ins Folge­jahr, wer in einem Betrieb arbeitet, für den entspre­chende Rege­lungen in Form eines Tarif­ver­trags oder einer Betriebs­ver­ein­ba­rung bestehen – oder falls sein Arbeits­ver­trag eine entspre­chende Klausel enthält. Aber ein mögli­cher Streit um Urlaub kennt sowieso keinen Sieger. Was hätte ein Unter­nehmer schon davon, seinen Mitar­bei­tern mit Verweis auf das gesetz­liche Verfalls­datum ein paar freie Tage vorzu­ent­halten, wenn dafür die Stim­mung im Team unter den Gefrier­punkt sinkt? Viel sinn­voller ist aus betrieb­li­cher Sicht, die Urlaubs­an­sprüche der Beschäf­tigten bereits zum Jahres­an­fang bei der Auftrags-, Kapa­zi­täts- und Perso­nal­pla­nung zu berück­sich­tigen – ein Vorgehen, das vielen Firmen­chefs zumin­dest in kleinen Unter­nehmen noch immer fremd zu sein scheint, wenn man den Berichten im Freundes- und Bekann­ten­kreis glauben darf. Am besten ist es, das Thema Urlaub klar struk­tu­riert anzu­gehen:

  • Legen Sie am Jahres­an­fang fest, ob es Betriebs­fe­rien gibt.
  • Bitten Sie die Mitar­beiter um eine genaue Urlaubs­pla­nung.
  • Erstellen Sie einen fairen Urlaubs­plan inklu­sive Brücken­tage.
  • Formu­lieren Sie klare Regeln für den Umgang mit Rest­ur­laub.
  • Bespre­chen Sie mögliche Sonder­fälle mit dem Anwalt.
  • Prüfen Sie finanzielle/steuerliche Auswir­kungen des Urlaubs­plans.

Urlaub ist zur Erho­lung gedacht und keine Manö­vrier­masse

Bevor er diese Check­liste abar­beitet, würde sich für manchen Firmen­chef jedoch ein gene­relles Infor­ma­ti­ons­ge­spräch mit einem Anwalt anbieten, in dem er sich über die allge­meinen Grund­sätze des Urlaubs­rechts aufklären lässt. Unab­hängig vom 31. März ist es etwa grund­sätz­lich weder vorge­sehen, dass Urlaubs­an­sprüche über mehrere Jahre hinweg aufge­spart werden, noch, dass solch hohe Ansprüche irgend­wann mit Geld abge­golten werden. Selbst wenn der Mitar­beiter das gut findet, verstößt es gegen den Geist der Urlaubs­idee. Wie heißt es im Blog „karrie­re­bibel“ so schön: „Der Begriff Erho­lungs­ur­laub ist durchaus ernst zu nehmen und wört­lich zu verstehen. Der Urlaubs­an­spruch dient der Rege­ne­ra­tion von Stress und Anstren­gung.“ Ich hatte mal einen Kollegen, der sich für uner­setz­lich hielt und über die Jahre hinweg rund 100 Tage Rest­ur­laub ansam­melte, obwohl er phasen­weise unter einer heftigen Arbeits­be­las­tung und kräf­tigem Stress litt. Ein guter Chef lässt so was nicht zu, sondern gibt seinen Leuten die Chance zur Erho­lung. Und das erfor­dert eine gute Planung, idea­ler­weise eine Betriebs­ver­ein­ba­rung zum Thema Urlaub.

Legen Sie am Jahres­an­fang fest, ob es Betriebs­fe­rien gibt

Das Geschäft vieler Unter­nehmen ist durch saiso­nale Höhen und Tiefen bestimmt. Offen­kundig gilt das für die Gastro­nomie in Skige­bieten und Küsten­re­gionen – die einen machen den meisten Umsatz im Winter, die anderen im Sommer. Aber auch in zahl­rei­chen anderen Bran­chen lassen sich Zeiten mit Auftrags­spitzen ebenso gut absehen wie Phasen, in denen es eher ruhig sein dürfte. Spätes­tens Anfang Dezember sollte der Firmen­chef mit Blick auf Messe­ter­mine, Ferien, Feier­tage oder unter­neh­mens- und bran­chen­spe­zi­fi­sche Ereig­nisse des kommenden Jahres prüfen, wann das Unter­nehmen even­tuell ganz geschlossen bleiben könnte. Das senkt nicht nur die Betriebs­kosten, sondern gibt auch Zeit­räume vor, in denen die Mitar­beiter einen Teil ihres Urlaubs nehmen müssen – umge­kehrt können dann per Saldo weniger Urlaubs­an­sprüche geltend gemacht werden, wenn der Laden brummt. Bei solchen Betriebs­fe­rien müssen aber klare Regeln einge­halten werden.

Recht­zeitig ankün­digen: Gene­rell sind laut Bundes­ar­beits­ge­setz beim Urlaubs­plan die Wünsche der Arbeit­nehmer zu berück­sich­tigen, soweit nicht „drin­gende betrieb­liche Belange“ dem entge­gen­wirken. Eine spon­tane Ankün­di­gung von Betriebs­fe­rien reicht daher nicht. Sie sollten vor oder zu Beginn des Kalen­der­jahres mitge­teilt werden – am besten, bevor die Mitar­beiter ihre Urlaubs­wün­sche für die nächsten zwölf Monate einrei­chen, damit jeder den Betriebs­ur­laub in der Planung berück­sich­tigen kann.

Betriebsrat einbinden: In Unter­nehmen mit einem Betriebsrat muss dieser dem Betriebs­ur­laub zwin­gend zustimmen. In diesem Fall sollte der Firmen­chef also beson­ders gute Argu­mente dafür haben, den Laden vorüber­ge­hend ganz zu schließen. Auftrags­mangel oder Betriebs­ab­lauf­stö­rungen reichen hier nicht. Trif­tige Gründe wären zum Beispiel während einer bestimmten Zeit ausblei­bende Kunden, der Urlaub eines Schlüs­sel­zu­lie­fe­rers oder die Abwe­sen­heit des Arztes, ohne den die Praxis nicht betrieben werden kann.

Gesamt­dauer begrenzen: Auch wenn der Chef gute Argu­mente für die von ihm verord­neten Betriebs­fe­rien hat – ihre maxi­male Dauer ist dadurch gesetz­lich begrenzt, dass jedem Mitar­beiter das Recht zusteht, über mindes­tens zwei Fünftel seines Jahres­ur­laubs frei verfügen zu können. Erhält also einer der Beschäf­tigten den Mindest­ur­laub von nur 20 Tagen im Jahr bei einer Fünf-Tage-Woche, errechnen sich dadurch höchs­tens zwölf Tage Betriebs­fe­rien für das gesamte Unter­nehmen – oder dieser Mitar­beiter wird für zusätz­liche Tage bezahlt frei­ge­stellt.

Zusagen einhalten: Betriebs­fe­rien sollten früh­zeitig verkündet werden, damit es keine Kolli­sionen mit bereits geneh­migten Urlaubs­an­trägen gibt. Hat der Chef jemandem Ferien zuge­sagt, kommt er aus dieser Verpflich­tung nicht mehr raus. Wer etwa vier Wochen Urlaub im August geneh­migt bekam und während später anbe­raumter Betriebs­fe­rien im Oktober eine weitere Woche zu Hause bleiben soll, obwohl er nicht mehr so viel Urlaubs­an­spruch hat, muss in dieser Zeit bezahlt frei­ge­stellt werden.

Kunden infor­mieren: Wird der Betrieb vorüber­ge­hend geschlossen, sollten natür­lich auch Kunden und Geschäfts­partner recht­zeitig davon in Kenntnis gesetzt werden. Andern­falls droht das Risiko, dass die Partner völlig über­rascht und zurecht verär­gert sind oder sogar Aufträge verloren gehen.

Bitten Sie die Mitar­beiter um eine genaue Urlaubs­pla­nung

In vielen Unter­nehmen läuft die Sache mit dem Urlaub eher nebenbei. Manche beson­ders pfif­figen Mitar­beiter nutzen die Weih­nachts­fe­rien, um sich mit Blick auf die Feier- und Brücken­tage des nächsten Jahres eine opti­male Frei-Stra­tegie zurecht­zu­legen, und stehen bereits Anfang Januar mit einem Stapel an Urlaubs­an­trägen im Chef­büro. Ihre Devise lautet: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst. In die Röhre gucken dann alle anderen, die nicht so schnell waren. Deshalb sollten Unter­nehmer die Urlaubs­ge­suche nicht einfach nebenbei abzeichnen, wenn sie nach und nach auf ihrem Tisch landen, sondern für die Antrag­stel­lung ein gewisses Zeit­fenster zum Jahres­an­fang vorgeben und in diesem Zusam­men­hang auch bestimmte Eckpunkte vorgeben. So kann zumin­dest das Gros des Urlaubs struk­tu­riert geneh­migt werden.

Betrieb­liche Erfor­der­nisse: Kommu­ni­zieren Sie offen, wann kein Urlaub genommen werden darf, etwa wegen eines Groß­auf­trags oder – im Handel oder Gastro­nomie – Weih­nachts­ge­schäft oder Feier-Saison. Solche Zeit­räume kann der Arbeit­geber beim Urlaub gene­rell oder für einzelne wich­tige Mitar­beiter sperren. Verkünden Sie recht­zeitig einen geplanten Betriebs­ur­laub, dessen maxi­maler Umfang sich durch die bereits genannten Krite­rien ergibt.

Indi­vi­du­elle Wünsche: Grund­sätz­lich sollten Unter­nehmer ihren Mitar­bei­tern möglichst weit entge­gen­kommen, oft sind aber Kompro­misse erfor­der­lich. So sollte zwar Urlaub auf Wunsch des Arbeit­neh­mers zusam­men­hän­gend gewährt werden, manchmal spre­chen aber in der betrieb­li­chen Praxis oder in der Person des Arbeit­neh­mers liegende Gründe dagegen. Dann müssen für den vom Gesetz­geber aner­kannten Erho­lungs­ef­fekt mindes­tens zwölf aufei­nander folgende Werk­tage gewährt werden.

Betrieb­liche Verein­ba­rungen: Prüfen Sie, ob zum Urlaub eine Betriebs­ver­ein­ba­rung sinn­voll wäre. Manche Unter­nehmen geben etwa vor, dass Urlaub nur für zwei oder drei Zeit­räume pro Jahr bean­tragt werden kann und es eine Mindest­dauer gibt. Dies erleich­tert einer­seits dem Arbeit­geber die Planung größerer Abwe­sen­heiten und nötigt ande­rer­seits den Mitar­beiter, wirk­lich mal für einige zusam­men­hän­gende Tage auszu­spannen – statt sich mit zehn Kurz­trips übers verlän­gerte Wochen­ende nach New York, Dubai oder Singapur massiven Frei­zeit­stress zu machen, der eher keine Erho­lung bringt.

Stan­dar­di­sierte Formu­lare: Setzen Sie zusammen mit dem Anwalt ein Stan­dard­for­mular auf, auf dem der Urlaub bean­tragt, quit­tiert und frei­ge­geben sowie der rest­liche Urlaub ange­geben wird. In tech­nisch gut ausge­stat­teten Betrieben bezie­hungs­weise für Büro­ar­beits­plätze kann dies über eine Soft­ware abge­wi­ckelt werden, aber zahl­reiche Beschäf­tigte etwa in Produk­tion oder Außen­ein­satz brau­chen solche Abläufe auf Papier, um ihre Ansprüche geltend zu machen sowie den Über­blick zu behalten.

Erstellen Sie einen fairen Urlaubs­plan inklu­sive Brücken­tage

Dass alle Beschäf­tigten voll­ständig mit dem Urlaubs­plan zufrieden sind, gibt es wohl kaum. Die Kunst der Mitar­bei­ter­füh­rung liegt darin, möglichst viele Wünsche zu erfüllen, über­große Härten zu vermeiden und fair zu sein. Wer das Gros der Urlaubs­tage zum Jahres­be­ginn konzen­triert mit Blick auf die Inter­essen der Beschäf­tigten ebenso wie des Unter­neh­mens fest­legt, findet meist einen guten Kompro­miss: Niemand bekommt jeden Wunsch erfüllt, aber alle zumin­dest einige ihrer Wünsche – und bei schwie­rigen Entschei­dungen hat der Chef gute Argu­mente für sein Handeln. Das erfor­dert ein trans­pa­rentes System der Urlaubs­pla­nung.

Soziale Krite­rien: Manche Arbeit­nehmer sind bei der Wahl des Urlaubs­zeit­raums einge­schränkt, weil sie sich an die Termine der Schul­fe­rien halten oder mit einem berufs­tä­tigen Partner abstimmen müssen. Diese objek­tiven Gründe für Urlaub zu bestimmten Daten gilt es bei der Geneh­mi­gung genauso zu berück­sich­tigen wie gesund­heit­liche Gründe, die Pflege von Fami­li­en­mit­glie­dern oder bestimmte Zeit­fenster für Heimat­ur­laube von Migranten.

Verlo­ckende Brücken­tage: Durch eine geschickte Planung verstehen es manche Mitar­beiter, wenige Urlaubs­tage so um Feier­tage und Wochen­enden zu ergänzen, dass ein langer freier Zeit­raum daraus wird. Unter­nehmer sollten bei der Geneh­mi­gung darauf achten, dass viele Mitar­beiter von dieser Möglich­keit profi­tieren und sich nicht immer die schnellsten Antrag­steller die Rosinen picken können.

Rollie­rende Planung: Gut ist es, nicht nur das laufende Urlaubs­jahr im Blick zu haben, sondern bei der Planung auch zu prüfen, wer in früheren Jahren von bestimmten attrak­tiven Konstel­la­tionen profi­tiert hat oder zu beson­ders beliebten Zeiten im Urlaub war. Das können Brücken­tage sein, aber auch die bei Hotel- und Flug­bu­chung sehr preis­güns­tige Zwischen­saison. Hier sollte der Firmen­chef darauf achten, dass jeder mal die damit verbun­denen Vorteile genießen kann und nicht immer dieselben.

Leis­tungs­fä­hige Soft­ware: Allein mit Wand­ka­lender, Lineal und Blei­stift dürfte sich eine gute Urlaubs­pla­nung bei mehr als einer Hand­voll Mitar­beiter kaum bewäl­tigen lassen – zumal, wenn frühere Urlaube berück­sich­tigt und Über­sichten über genom­mene bezie­hungs­weise noch offene Urlaubs­tage tages­ak­tuell verfügbar sein sollen. Daher empfiehlt sich die Urlaubs­pla­nung mithilfe einer Soft­ware. Viele kauf­män­ni­sche Lösungen enthalten dafür komfor­tabel zu bedie­nende Tools. Sinn­voll ist, in diesem Zusam­men­hang nicht nur die Urlaubs­tage zu erfassen und zu betrachten, sondern auch den laufend aus Über­stunden entste­henden Anspruch auf freie Ausgleichs­tage.

Formu­lieren Sie klare Regeln zum Umgang mit Rest­ur­laub

Selbst wenn es sonst bei der Urlaubs­pla­nung keine Probleme gibt und der Firmen­chef aus Angst vor einem Büro­kra­tie­monster keine umfas­senden Rege­lungen vorgeben will – zumin­dest der Umgang mit Rest­ur­laub aus dem Vorjahr sollte eindeutig geklärt und jeder einzelne Mitar­beiter darüber aufge­klärt sein. Auch der Mythen­bil­dung kann so wirkungs­voll begegnet werden.

Der Jahres­ur­laub ist im laufenden Jahr zu nehmen: Weisen Sie Ihre Mitar­beiter recht­zeitig darauf hin, dass nicht genom­mene Urlaubs­tage am Jahres­ende verfallen. Der Hinweis sollte so früh erfolgen, dass offene Urlaubs­tage tatsäch­lich ohne Probleme für die Betriebs­ab­läufe genommen werden können, also spätes­tens im September.

Rest­ur­laub wird schrift­lich ins Folge­jahr über­tragen: Natür­lich kann Rest­ur­laub entstehen, weil etwa ein über­ra­schender Groß­auf­trag herein­kommt. Aber dann sollten Sie erstens alles dafür tun, dass dies die Ausnahme bleibt. Und zwei­tens in diesen Fällen durch eine schrift­liche Geneh­mi­gung signa­li­sieren, dass es nur eine Ausnahme ist.

Übrige Tage müssen bis 31. März genommen werden: Um ein stetes Anwachsen des geneh­migten Rest­ur­laubs zu vermeiden, sollte dessen Abbau zum Ende des ersten Quar­tals verpflich­tend sein. Beide Seiten wissen dann, dass die freien Tage genommen werden müssen. Das bedeutet auch, dass der Unter­nehmer dies ermög­li­chen muss.

Bei längerer Krank­heit gelten Sonder­re­ge­lungen: Keine Regel ohne Ausnahme – wer schwer krank ist, kann seinen Urlaub natür­lich nicht nehmen. In diesem Fall bleibt der Urlaubs­an­spruch bestehen, ebenso wie bei Eltern­zeit. Das Bundes­ar­beits­ge­richt hat entschieden, dass Urlaub nach langer Krank­heit erst am 31. März des über­nächsten Jahres verfällt.

Rest­ur­laub wird nur bei Kündi­gungen ausge­zahlt: Machen Sie Ihren Mitar­bei­tern klar, dass Urlaub der Erho­lung dienen soll und deshalb genommen werden muss. Er ist keine Manö­vrier­masse, die sich irgend­wann gegen Geld eintau­schen lässt. Eine Ausnahme gilt nur, falls jemand den Betrieb verlässt und keine Chance besteht, dass er den ihm zuste­henden Urlaub noch nehmen kann. In diesem Fall muss der faire finan­zi­elle Ausgleich indi­vi­duell mit Anwalt oder Steu­er­be­rater berechnet werden.

Bespre­chen Sie mögliche Sonder­fälle mit dem Anwalt

Bestand des Urlaubs­an­spruchs bei Eltern­zeit oder längerer Krank­heit, Auszah­lung nicht genom­mener Urlaubs­tage nach der Kündi­gung, Anspruch auf Sonder­be­hand­lung wegen reli­giöser Gründe – beim Thema Urlaub gibt es viele Aspekte, die lieber ein echter Experte beur­teilt. Unter­nehmer sollten sich sofort mit ihrem Anwalt austau­schen, wenn unge­wöhn­liche Fragen auftau­chen. Es ist besser, früh­zeitig den Rat eines Spezia­listen einzu­holen, als eine mögli­cher­weise teure Fehl­ent­schei­dung zu treffen.

Finan­zi­elle und steu­er­liche Auswir­kungen von Urlaub prüfen

Das Thema Rest­ur­laub wirkt sich auch auf die Buch­füh­rung aus. Werden Ansprüche auf Urlaubs­tage ins Folge­jahr mitge­nommen, entstehen dem Unter­nehmen dadurch mögliche Zahlungs­ver­pflich­tungen. Sollte der Beschäf­tigte beispiels­weise sterben, ohne den Urlaub genommen zu haben, könnte seinen Hinter­blie­benen ein finan­zi­eller Ausgleich dafür zustehen. Auch bei finan­zi­ellen Zahlungen wegen über­ra­schender Kündi­gung wären solche Rest­tage zu berück­sich­tigen. Entspre­chend müssen deshalb Urlaubs­rück­stel­lungen gebildet werden. Dies sollten Arbeit­geber mit ihrem Steu­er­be­rater bespre­chen. Sinn­voll wäre, eine kauf­män­ni­sche Soft­ware zu nutzen, die diesen Punkt auto­ma­tisch berück­sich­tigt und etwa nach Tages­sätzen für einzelne Beschäf­tigte oder vorge­ge­bene Gruppen kalku­lierte Urlaubs­rück­stel­lungen berück­sich­tigt.


Bei Fragen spre­chen Sie uns gerne an.


Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Heraus­geber: DATEV eG, Nürn­berg

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