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Lohn und Gehalt – jeder Stein muss exakt passen

Selbst in kleinen Unter­nehmen ist die Abrech­nung inzwi­schen so schwierig, dass eine Betriebs­prü­fung oft mit Nach­zah­lungen endet. Die Fallen reichen von vermeint­lich abga­ben­freien Zuschlägen über den soge­nannten Fiktiv­lohn bis zur Pfän­dungs­grenze.

Text: Eva-Maria Neuthinger


Für Sandra Warden ist das Thema zwar nicht neu, es gewinnt nach ihrer Beob­ach­tung jedoch aktuell merk­lich an Brisanz. „Nach einer Prüfung der Sozi­al­ver­si­che­rung werden derzeit viele Unter­nehmer aufge­for­dert, eine Nach­zah­lung zu leisten – sie sollen Beiträge auf gar nicht ausge­zahlte und dazu noch vermeint­lich abga­ben­freie Zuschläge abführen“, berichtet die Geschäfts­füh­rerin für Arbeits­recht und Soziales in der Berliner Bundes­ge­schäfts­stelle des Deut­schen Hotel- und Gast­stät­ten­ver­bands (DEHOGA) aus der Praxis. Die betrof­fenen Firmen­chefs müssen sich in diesem Fall mit einer ihnen norma­ler­weise weit­ge­hend unbe­kannten Fein­heit bei Steuern und Abgaben beschäf­tigen, für die die Fach­leute sogar eine eigene Bezeich­nung haben. Es geht um die soge­nannte Fiktiv­lohn­falle.

Zuschläge machen oft Probleme

Jeder Unter­nehmer weiß, dass Zuschläge für Sonn­tags-, Feier­tags- oder Nacht­ar­beit vom Zugriff des Fiskus verschont bleiben. Für den Arbeit­geber und seinen Mitar­beiter sind die Leis­tungen zudem bis zu einem Stun­den­lohn von 25 Euro sozi­al­ver­si­che­rungs­frei. Was vielen Firmen­chefs jedoch nicht bewusst ist: „Die Abga­ben­frei­heit gilt nur, wenn Zuschläge für Arbeit gezahlt werden, die tatsäch­lich und nach­weis­lich zu den vom Steu­er­recht begüns­tigten Stunden geleistet wurde“, erklärt Warden. So können Sozi­al­ab­gaben fällig sein, mit denen keiner rechnet. Wird ein Arbeit­nehmer etwa krank oder geht er in Urlaub, ergibt sich übli­cher­weise das Salär für diesen Zeit­raum nach dem soge­nannten Lohn­aus­fall­prinzip – bei Krank­schrei­bung aus dem durch­schnitt­li­chen Verdienst der letzten zwölf Monate, bei Urlaub aus dem der vergan­genen 13 Wochen, jeweils einschließ­lich der gezahlten Zuschläge.

Es ist uner­heb­lich, ob der Mitar­beiter das Plus auf Basis eines Tarif­ver­trags oder seines indi­vi­du­ellen Arbeits­ver­trags erhalten hat. Wird nicht tatsäch­lich gear­beitet, fallen Sozi­al­ver­si­che­rungs­bei­träge auf die Zuschläge an – aufgrund der soge­nannten betrieb­li­chen Übung sogar bei frei­wil­ligen Leis­tungen und gene­rell auch für Leis­tungen, die dem Beschäf­tigten in diesem Zeit­raum gar nicht ausge­zahlt wurden.

Allein der Unter­nehmer haftet

Für Unter­nehmer kann das teuer werden. „Der Firmen­chef muss im Regel­fall für den gesamten Zeit­raum, den der Prüfer der Sozi­al­ver­si­che­rung unter die Lupe genommen hat, die Nach­zah­lung allein tragen“, betont Thilo Söhngen, Vize­prä­si­dent des Steu­er­be­ra­ter­ver­bands West­falen-Lippe. Die Mitar­beiter kann er zumeist nicht mehr in die Pflicht nehmen. Es ist daher empfeh­lens­wert, die Lohn­zah­lungen mit einem Steu­er­be­rater zu bespre­chen, um solchen Stol­per­steinen auszu­wei­chen.

Margit Nieder­maier, die gemeinsam mit ihrem Mann Heri­bert in Hohen­pol­ding bei Landshut die Nieder­maier Haus­technik GmbH führt, sind derar­tige Risiken sehr wohl bekannt: „Wir haben uns darum schon vor vielen Jahren dazu entschlossen, unsere Lohn­buch­hal­tung komplett an unsere Steu­er­kanzlei auszu­glie­dern, und fahren sehr gut damit.“ Die Firma wird lückenlos über alle Jahre geprüft. „Es kam noch nie zu Bean­stan­dungen“, sagt die Firmen­chefin zufrieden. Sie nimmt jedes Jahr an Weiter­bil­dungs­ver­an­stal­tungen beispiels­weise von Kran­ken­kassen teil, damit sie in puncto Lohn­ab­rech­nung auch selbst auf dem Laufenden bleibt. „Dann stelle ich immer wieder fest, wie kompli­ziert die Materie ist und vor allem: wie viel sich ändert“, sagt Nieder­maier mit Blick auf die Inhalte dieser Semi­nare. „Es wäre für uns zu aufwendig, uns über jedes Detail früh­zeitig zu infor­mieren.“

An Pfän­dungs­grenzen denken

Wie knifflig die Einzel­heiten bei der Lohn­ab­rech­nung häufig sind, zeigt das Beispiel Gehalts­pfän­dung. „Es kommt durchaus öfter vor, dass Mitar­beiter so hoch verschuldet sind, dass ihnen ein Teil des Lohns nicht ausge­zahlt werden darf“, erläu­tert Verbands­vize Söhngen. „Der Unter­nehmer haftet im Zweifel gegen­über dem Gläu­biger.“ Mit der Zustel­lung eines Pfän­dungs­be­schlusses – er wird in der Regel von einem Gerichts­voll­zieher über­geben – darf der entspre­chende Betrag nicht mehr dem Schuldner über­wiesen werden. Der Firmen­chef wird in diesem Fall meis­tens dazu aufge­for­dert, eine soge­nannte Dritt­schuld­ner­er­klä­rung auszu­füllen, zu unter­schreiben und zurück­zu­schi­cken. Wenn dies nicht passiert, kann der Gläu­biger den Unter­nehmer darauf verklagen, denn er hat einen Anspruch auf seinen Anteil am Gehalt des Schuld­ners.

Den Steu­er­be­rater einschalten

Beachten muss der Firmen­chef bei der Lohn­be­rech­nung im Falle einer Gehalts­pfän­dung aber, dass jedem Beschäf­tigten – völlig unab­hängig vom Anspruch des Gläu­bi­gers auf einen Teil des Entgelts – ein Mindest­ein­kommen zusteht, um seinen Grund­be­darf für den Lebens­un­ter­halt zu decken. Dieses soge­nannte „Pfän­dungs­netto“ muss nicht mit dem steu­er­li­chen Netto­ein­kommen iden­tisch sein. Derart komplexe Berech­nungen, welche Lohn­be­stand­teile wie zu berück­sich­tigen sind und welche Summe tatsäch­lich an den Gläu­biger über­wiesen werden muss, sollten einem Experten über­lassen werden.

Extras beim Lohn genau klären

Uner­war­tete Probleme kann die soge­nannte Pfän­dungs­grenze auch verur­sa­chen, wenn Beschäf­tigten der unteren Lohn­gruppen steu­er­pflich­tige geld­werte Vorteile gewährt werden. Nutzt ein Mitar­beiter etwa privat einen Firmen­wagen, der nach der pauschalen Ein-Prozent-Methode versteuert wird, könnte ihm durch den Lohn­steu­er­abzug auf den geld­werten Vorteil netto nur noch ein Betrag unter­halb der Pfän­dungs­grenze bleiben. Dann könnte der Unter­nehmer verpflichtet sein, die Steuern und Sozi­al­ab­gaben für seinen Mitar­beiter zu über­nehmen, weil diesem das Mindest­ein­kommen in Geld auszu­zahlen ist. „Viele Firmen­chefs haben solche Zusam­men­hänge nicht im Kopf, wenn sie ihren Mitar­bei­tern Extras anbieten“, warnt Söhngen. Wer kein teures Lehr­geld zahlen will, sollte deshalb solche Verein­ba­rungen vor Vertrags­un­ter­schrift mit seinem Steu­er­be­rater bespre­chen.

Fehler­quellen

Diese Punkte sind bei Zuwen­dungen zusätz­lich zum Lohn wichtig

Geschenke: Präsente zu Geburtstag oder Jubi­läum sind bis 60 Euro steu­er­frei. Als Aufmerk­sam­keiten gelten auch das Essen beim Arbeits­ein­satz oder Lebens­mittel, die im Betrieb ausliegen.

Kantine: Werden Verpfle­gungs­kosten über­nommen, gilt der Sach­be­zugs­wert von je 3,17 Euro für Mittag- oder Abend­essen und von 1,70 Euro für ein Früh­stück. Zuzah­lungen sind abzu­ziehen.

Gesund­heits­för­de­rung: 500 Euro im Jahr darf der Chef für einen Mitar­beiter ausgeben. Der Kurs muss den Anfor­de­rungen der Kran­ken­kassen genügen und zusätz­lich zum Lohn gezahlt werden.


Bei Fragen spre­chen Sie uns gerne an.


Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürn­berg, Ausgabe 02/2017

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