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Elek­tro­ni­sche Aufzeich­nungs­sys­teme: Entwick­lungen zu mani­pu­lierten Kassen­auf­zeich­nungen

Zum 31. Dezember 2016 lief die Über­gangs­frist des BMF-Schrei­bens vom 26. November 2010 zur Aufbe­wah­rung digi­taler Unter­lagen bei Barge­schäften aus.


Ab dem 1. Januar 2017 müssen Unter­lagen, die mittels elek­tro­ni­scher Regis­trier­kassen, Waagen mit Regis­trier­kas­sen­funk­tion, Taxa­me­tern und Wegstre­cken­zäh­lern erstellt worden sind, für die Dauer der Aufbe­wah­rungs­frist jeder­zeit verfügbar, unver­züg­lich lesbar und maschi­nell auswertbar aufbe­wahrt werden.

Gesetz zum Schutz vor Mani­pu­la­tionen an digi­talen Grund­auf­zeich­nungen

Der Bundestag hat am 15.12.2016 ein Gesetz zum Schutz vor Mani­pu­la­tionen an digi­talen Grund­auf­zeich­nungen beschlossen. Damit sollen bisher bestehende tech­ni­sche Möglich­keiten zur Mani­pu­la­tion von digi­talen Grund­auf­zeich­nungen, wie z. B. bei elek­tro­ni­schen Kassen, verhin­dert werden. Die Zustim­mung des Bundes­rats erfolgte am 16.12.2016.

Das Gesetz sieht eine Einzel­auf­zeich­nungs­pflicht vor. Die Einzel­auf­zeich­nungs­pflicht bedeutet, dass aufzeich­nungs­pflich­tige Geschäfts­vor­fälle laufend zu erfassen, einzeln fest­zu­halten sowie aufzu­zeichnen und aufzu­be­wahren sind, sodass sich die einzelnen Geschäfts­vor­fälle in ihrer Entste­hung und Abwick­lung verfolgen lassen können.

Eine Ausnahme von der Einzel­auf­zeich­nungs­pflicht besteht aus Zumut­bar­keits­gründen bei Verkauf von Waren an eine Viel­zahl von nicht bekannten Personen gegen Barzah­lung.

Kassen-Nach­schau ab 2018

Ab dem 1. Januar 2018 wird die Möglich­keit der Kassen-Nach­schau einge­führt. Dies ist ein eigen­stän­diges Verfahren zur zeit­nahen Aufklä­rung steu­er­erheb­li­cher Sach­ver­halte unter anderem im Zusam­men­hang mit der ordnungs­ge­mäßen Erfas­sung von Geschäfts­vor­fällen.

Die Kassen-Nach­schau kann unan­ge­kün­digt und während der übli­chen Geschäfts- und Arbeits­zeiten erfolgen. Eine Beob­ach­tung der Kassen und ihrer Hand­ha­bung in Geschäfts­räumen, die der Öffent­lich­keit zugäng­lich sind, ist ohne Pflicht zur Vorlage eines Ausweises zulässig. Dies gilt z. B. auch für Test­käufe.

Wichtig: Die Kassen-Nach­schau bezieht sich nicht nur auf elek­tro­ni­sche Kassen­auf­zeich­nungs­sys­teme, sondern gilt auch im Fall einer offenen Laden­kasse.

Sicher­heits­ein­rich­tung ab 2020

Elek­tro­ni­sche Aufzeich­nungs­sys­teme wie compu­ter­ge­stützte Kassen­sys­teme oder andere Vorgänge (z. B. Tasten­druck, Scan­vor­gang eines Barcodes, u. a. auch in Verbin­dung mit Stor­nie­rungen, erstellten Ange­boten) müssen künftig über eine zerti­fi­zierte tech­ni­sche Sicher­heits­ein­rich­tung verfügen. Diese Sicher­heits­ein­rich­tung besteht aus drei Bestand­teilen: einem Sicher­heits­modul, einem Spei­cher­me­dium und einer digi­talen Schnitt­stelle.

Das Sicher­heits­modul gewähr­leistet, dass Kassen­ein­gaben mit Beginn des Aufzeich­nungs­vor­gangs proto­kol­liert und später nicht mehr uner­kannt verän­dert werden können. Jede Trans­ak­tion hat

  • den Zeit­punkt des Vorgangs­be­ginns,
  • eine eindeu­tige fort­lau­fende Trans­ak­ti­ons­nummer (Einmal­pass­wort),
  • die Art des Vorgangs (z. B. Storno, Rech­nung),
  • die Daten des Vorgangs,
  • die Zahlungsart (bar oder unbar),
  • den Zeit­punkt der Vorgangs­be­en­di­gung bzw. des Vorgangs­ab­bruchs und
  • einen Prüf­wert (Signa­tur­ver­fahren oder geeig­nete Online-Verfahren)

zu enthalten.

Auf dem Spei­cher­me­dium werden die Einzel­auf­zeich­nungen für die Dauer der gesetz­li­chen Aufbe­wah­rungs­frist gespei­chert. Die digi­tale Schnitt­stelle gewähr­leistet eine reibungs­lose Daten­über­tra­gung, z. B. für Prüfungs­zwecke. Welche elek­tro­ni­schen Aufzeich­nungs­sys­teme über eine zerti­fi­zierte tech­ni­sche Sicher­heits­ein­rich­tung verfügen müssen, wird u. a. durch eine Rechts­ver­ord­nung fest­ge­legt. Diese Rechts­ver­ord­nung soll im Jahr 2017 erar­beitet werden.

Elek­tro­ni­sche Beleg­aus­gabe ab 2020

Weiterhin ist ab dem 1. Januar 2020 die verpflich­tende elek­tro­ni­sche Beleg­aus­gabe bei elek­tro­ni­schen Aufzeich­nungs­sys­temen vorge­sehen. Danach muss für den an diesem Geschäfts­vor­fall Betei­ligten ein Beleg erstellt und diesem zur Verfü­gung gestellt werden.

Der Beleg kann elek­tro­nisch oder in Papier­form zur Verfü­gung gestellt werden. Mit der Beleg­aus­ga­be­pflicht entsteht für den am Geschäfts­vor­fall Betei­ligten aber keine Pflicht zur Mitnahme des Belegs. Aus Gründen der Zumut­bar­keit und Prak­ti­ka­bi­lität besteht die Möglich­keit einer Befreiung von der Beleg­aus­ga­be­pflicht.

Ab dem 1. Januar 2020 haben Steu­er­pflich­tige, die elek­tro­ni­sche Aufzeich­nungs­sys­teme verwenden, die Art und Anzahl der im jewei­ligen Unter­nehmen einge­setzten elek­tro­ni­schen Aufzeich­nungs­sys­teme und der zerti­fi­zierten tech­ni­schen Sicher­heits­ein­rich­tungen dem zustän­digen Finanzamt mitzu­teilen. Dieje­nigen Steu­er­pflich­tigen, die ein elek­tro­ni­sches Aufzeich­nungs­system vor dem 1. Januar 2020 ange­schafft haben, haben diese Meldung bis zum 31. Januar 2020 zu erstatten.


Bei Fragen spre­chen Sie uns gerne an.

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