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Kassen­sys­teme – Papier­rollen sind Geschichte

Seit Jahres­be­ginn müssen alle elek­tro­ni­schen Kassen höhere Anfor­de­rungen an die Archi­vie­rung erfüllen, spätes­tens ab 2022 auch an die Mani­pu­la­ti­ons­si­cher­heit. Wer Orga­ni­sa­tion und Technik nicht anpasst, riskiert scharfe Sank­tionen.

Text: Eva-Maria Neuthinger


Der Gedanke an die letzten Betriebs­prü­fungen lässt Elmar Fedderke kalt. „Es fanden sich keine Mängel, wir hatten keine Nach­zah­lung“, so der Geschäfts­führer des Küchen­stu­dios W. Walgen­bach GmbH & Co. KG in Düssel­dorf. Das ist beacht­lich – im Einzel­handel entde­cken Finanz­be­amte oft Fehler in der Kassen­buch­füh­rung. „Unsere Mitar­beiter sind gut im Umgang mit dem Kassen­system geschult und wissen genau, worauf sie achten müssen“, sagt Fedderke. Die Firma nutzt aktu­elle Soft­ware und erhält von den Herstel­lern regel­mä­ßige Updates. Den souve­ränen Umgang mit dem Thema Betriebs­prü­fung erleich­tert die Tatsache, dass Fedderke und seine Co-Geschäfts­führer sich regel­mäßig mit dem Steu­er­be­rater austau­schen: „Er infor­miert uns über wich­tige Neue­rungen, und an seine Empfeh­lungen halten wir uns.“

Schon wieder neue Vorgaben

Das ist eine weise Entschei­dung, denn im Steu­er­dschungel mit seinem Gewirr aus Gesetzen, Verord­nungen, Urteilen und Anwen­dungs­er­lassen verlieren Firmen­chefs ohne kundigen Führer leicht die Orien­tie­rung. Ein Beispiel für über­ra­schende Regel­än­de­rungen sind die Kassen­sys­teme.

Seit Jahres­be­ginn dürfen nur elek­tro­ni­sche Lösungen genutzt werden, die jede Einzel­be­we­gung aufzeichnen und zehn Jahre unver­än­derbar spei­chern. Tagesend­summen und Einzel­be­we­gungen sind täglich zu sichern und in maschi­nell lesbarer Form zu archi­vieren. Die Anfor­de­rungen waren bekannt, Unter­nehmer konnten sich vorbe­reiten. Dann stellte die Bundes­re­gie­rung kurz vor Ende der Über­gangs­frist den Entwurf für eine weitere Geset­zes­än­de­rung vor, die Mani­pu­la­tionen verhin­dern und stren­gere Regeln für Betriebe mit Regis­trier­kassen vorgeben soll. Ärger­lich für alle, die gerade in neue Technik inves­tiert hatten, um die ab 2017 geltenden Vorgaben zu erfüllen: Mögli­cher­weise müssen sie die Kasse bis 2020 oder zum Ende einer Über­gangs­frist am 1. Januar 2022 schon wieder austau­schen oder aufrüsten. Ob sie betroffen sind und wie die Neue­rungen sich auf die Orga­ni­sa­tion der Kassen­füh­rung oder die Aufzeich­nungs­pflichten auswirken, sollten Firmen­chefs mithilfe eines Experten klären. „Wir empfehlen jedem, der mit einer elek­tro­ni­schen Regis­trier­kasse arbeitet, ein Gespräch mit dem Steu­er­be­rater“, unter­streicht deshalb Lothar Herr­mann, Präsi­dent der Steu­er­be­ra­ter­kammer Hessen.

Anfor­de­rung ist zu erfüllen

Der kann plötz­liche Geset­zes­än­de­rungen nicht ahnen – aber er weiß, wie darauf zu reagieren ist. So ärger­lich über­ra­schende Neure­ge­lungen auch sein mögen, sie sind zu beachten. Mit dem Einsatz einer seit Januar verpflich­tenden Lösung zu warten und später ein System zu kaufen, das die ab 2020 geltenden Vorgaben erfüllt, ist keine Option. Entdeckt der Betriebs­prüfer beim nächsten Besuch eine veral­tete Kasse, sind besten­falls hohe Zuschät­zungen fällig. Zudem ist noch nicht absehbar, wann die detail­lierten Anfor­de­rungen in Sachen Mani­pu­la­ti­ons­si­cher­heit fest­stehen.

Klar ist nur, was sich grund­sätz­lich ändert. Ein Sicher­heits­zer­ti­fikat für elek­tro­ni­sche Kassen soll Verän­de­rungen an Aufzeich­nungen im Nach­hinein ausschließen.

„Das Stich­wort ist ‚Unver­än­der­bar­keit‘“, so Herr­mann. Die zerti­fi­zierte tech­ni­sche Sicher­heits­ein­rich­tung könnte ein Modul, ein Spei­cher­stick, eine digi­tale Schnitt­stelle sein. Bis Mitte 2017, heißt es in Berlin, bestimmt das Bundesamt für Sicher­heit in der Infor­ma­ti­ons­technik, was das Zerti­fikat beinhaltet. „Über­gangs­fristen für die erfor­der­li­chen Inves­ti­tionen in neue Kassen­sys­teme sind daher von großer Bedeu­tung“, sagt Claudia Kalina-Kerschbaum, Geschäfts­füh­rerin der Bundes­steu­er­be­ra­ter­kammer. „Wir begrüßen die im Regie­rungs­ent­wurf vorge­se­hene Rege­lung.“ Sie sollte aber einfa­cher werden. Unter­nehmer, die von 2010 bis 2016 eine bauart­be­dingt nicht aufrüst­bare Kasse ange­schafft haben, dürfen sie bis Ende 2021 nutzen. Alle anderen brau­chen bereits ab 1. Januar 2020 ein neues Gerät mit zerti­fi­zierter tech­ni­scher Sicher­heits­ein­rich­tung. „Es kann dadurch zu Miss­ver­ständ­nissen kommen, weil unter­schieden werden muss, ob die Kasse bauart­be­dingt aufrüstbar ist oder nicht“, warnt Kalina-Kerschbaum.

Bald droht Kassen-Nach­schau

Unmiss­ver­ständ­lich sind schon jetzt die Prüf­mög­lich­keiten des Fiskus in Form der Kassen-Nach­schau. Ab 2018 kann ein Mitar­beiter des Finanz­amts unan­ge­kün­digt zu den übli­chen Öffnungs­zeiten ins Geschäft kommen und die Kassen­füh­rung inspi­zieren – compu­ter­ge­stützte Systeme wie auch Regis­trier- und offene Laden­kassen. Er darf Kassen­bü­cher, Aufzeich­nungen sowie rele­vante Orga­ni­sa­ti­ons­un­ter­lagen sehen und elek­tro­ni­sche Daten über die digi­tale Schnitt­stelle abrufen oder auf Daten­träger abspei­chern lassen. „Unter­nehmer sollten gegen­über dem Finanzamt auch jeder­zeit erklären können, wie ihre elek­tro­ni­sche Kasse program­miert ist“, rät Herr­mann.

Wenig Aufwand haben mit den Anfor­de­rungen wohl Betriebe, die im größeren Verbund arbeiten. „Unsere Kassen sind direkt mit unserer Zentrale verbunden, wir erhalten regel­mäßig Updates“, sagt Ursula Wintgens, die die Rewe Wintgens OHG in Bergisch Glad­bach führt. „Ich gehe nicht davon aus, dass wir in den nächsten Jahren teuer inves­tieren müssen.“ Das sollte aber ebenso mit dem Steu­er­be­rater geprüft werden wie der mögliche Verzicht auf eine elek­tro­ni­sche Kasse. Markt­händler oder Betreiber offener Verkaufs­stellen mögen dies als Alter­na­tive betrachten. Doch ist zu erwarten, dass Unter­nehmen mit offenen Laden­kassen schärfer kontrol­liert werden. Zudem erfor­dert dies hohen Aufwand und eine durch­dachte Orga­ni­sa­tion: Täglich müsste der Firmen­chef dem Kassen­be­richt ein Zähl­pro­to­koll über den Kassen­be­stand beifügen. Barge­schäfte machen eben immer irgendwie Arbeit.

Hinter­grund

Das müssen Sie zum Thema Kasse wissen

AUFBE­WAH­RUNGS­PFLICHT: Seit Jahres­be­ginn müssen elek­tro­ni­sche Kassen­sys­teme detail­lierte Verkaufs­daten unver­än­derbar spei­chern. Die Infor­ma­tionen müssen bei Prüfungen abrufbar sein.

MANI­PU­LA­TI­ONS­SI­CHER­HEIT: Elek­tro­ni­sche Kassen­sys­teme sollen ab spätes­tens 2022 zusätz­lich eine „zerti­fi­zierte Sicher­heits­ein­rich­tung“ haben. Die tech­ni­schen Details werden noch entwi­ckelt.

ALTSYS­TEME: Sind die Anfor­de­rungen nicht erfüllt, wird die Kassen­füh­rung bei der Betriebs­prü­fung wahr­schein­lich bean­standet. Einnahmen werden geschätzt, Zusatz­prü­fungen veran­lasst.

AUSNAHMEN: Das Finanzamt unter­scheidet nicht nach Bran­chen oder Betriebs-größen. Jedes Kassen­system muss die jeweils geltenden Anfor­de­rungen voll­ständig erfüllen.

ALTER­NA­TIVEN: Wer statt der elek­tro­ni­schen Regis­trier­kasse eine offene Laden­kasse nutzt, muss mit häufi­geren sowie inten­si­veren Prüfungen und even­tuell Schät­zungen rechnen.


Bei Fragen spre­chen Sie uns gerne an.


Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürn­berg, Ausgabe 01/2017

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