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Digi­taler Nach­lass – gut geordnet, sicher verwahrt

Im Zeit­alter von Internet, Cloud-Compu­ting und Co. sollte für jedes Unter­nehmen neben dem übli­chen auch ein digi­taler Notfall­koffer gepackt werden. Wenn der Firmen­chef dann ausfällt, bleibt sein Unter­nehmen trotzdem hand­lungs­fähig.

Text: Harald Klein


Peter Röhm setzt auf Risi­ko­streuung – daher verteilen sich die Infor­ma­tionen zu Websites oder Accounts seiner Firma sowie den Pass­wör­tern auf mehrere Mitar­beiter. „Sie sind im stän­digen Zugriff der Admi­nis­tra­toren und doku­men­tiert, Zugangs­rechte haben wir genau defi­niert“, so der Geschäfts­führer der Röhm Typo­fac­tory Marke­ting GmbH im würt­tem­ber­gi­schen Sindel­fingen, die rund 30 Mitar­beiter zählt und zum Röhm Verlag gehört. So bleibt der Betrieb hand­lungs­fähig, falls zentrale Funk­ti­ons­träger oder der Chef nicht verfügbar sind: „Mit etwas Einar­bei­tung kann jeder Nach­folger über­nehmen.“ Für die drei Unter­nehmen der Röhm-Firmen­gruppe ist die IT über­le­bens­wichtig und hat höchste Prio­rität. Auch für den Fall, dass er selbst ausfällt und jemand Zugriff auf sensible Daten privater oder geschäft­li­cher Natur benö­tigt, um den Laden am Laufen zu halten, hat Röhm vorge­sorgt. Er wählte die Fami­li­en­va­ri­ante: „Wir sind drei geschäfts­füh­rende Brüder, die eng zusam­men­ar­beiten, da weiß jeder, was im Notfall zu tun ist.“

Viele Unter­nehmer setzen auf Digi­ta­li­sie­rung. Sie vertreiben Produkte im Webshop, bestellen Zubehör online, suchen Personal via Xing, schalten Werbung bei Google, nutzen E-Banking. In der Regel erleich­tert und beschleu­nigt dies die Arbeit. Doch es kann sie erschweren und verlang­samen – wenn entschei­dende Träger des digi­talen Know-hows im Betrieb, allen voran der Firmen­chef, länger ausfallen und es dafür keinen Plan B gibt. Plötz­lich ist der Zugriff auf Firmen­ac­counts beim Inter­net­pro­vider verwehrt: Die Website lässt sich nicht aktua­li­sieren, der Face­book-Auftritt nicht bear­beiten, kein Geld über­weisen.

Trotz dieser Risiken scheint der „digi­tale Notfall­koffer“ bei vielen Unter­neh­mern noch nicht populär zu sein, hat Mario Martini beob­achtet. „Das mag damit zusam­men­hängen, dass Inter­net­nutzer gene­rell nur selten ihr soge­nanntes digi­tales Erbe orga­ni­sieren, also fest­legen, wer nach ihrem Tod auf Accounts, elek­tro­ni­sche Daten und Vertrags­be­zie­hungen zugreifen darf und was damit geschehen soll“, so der Professor für Verwal­tungs­wis­sen­schaft, Staats­recht, Verwal­tungs­recht und Euro­pa­recht an der Uni Speyer.

Gesetz­liche Rege­lungen fehlen

Immerhin 93 Prozent der Inter­net­nutzer haben nach einer Studie des Bran­chen­ver­bands BITKOM ihren digi­talen Nach­lass nicht gere­gelt. „Bei kleinen Unter­nehmen, wo viele Dinge ausschließ­lich Chef­sache sind, kann es fatale Folgen haben, wenn beispiels­weise nicht fest­ge­legt ist, wer beim Tod des Firmen­chefs die Zugriffs­rechte für dessen Accounts, Smart­phone und seine Mails besitzt“, warnt Martini. Schnell gehen etwa Aufträge verloren, weil Fristen dann nicht einge­halten werden.

Zusätz­lich erschwert wird der Zugriff von Dritten auf das digi­tale Erbe eines Unter­neh­mens durch die unklare recht­liche Situa­tion, denn es fehlt hier an eindeu­tigen Rege­lungen für den Umgang mit Zugangs­daten zu Accounts sowie den dort gespei­cherten Daten. „Was die Vermö­gens­werte betrifft, ist offline wie online klar gere­gelt, dass sie auf die Erben über­gehen“, erklärt Martini, der sich seit Langem intensiv mit dem Thema beschäf­tigt. „Schwierig wird es, wenn persön­lich­keits­re­le­vante Teile des digi­talen Nach­lasses betroffen sind, etwa rein private E-Mails ohne Vermö­gens­bezug.“ Der Bundes­ver­band mittel­stän­di­sche Wirt­schaft (BVMW) in Berlin warnt mit Blick auf den E-Mail-Account, dass eine rein erbrecht­liche Einord­nung mit dem Fern­mel­de­ge­heimnis kolli­diere und das post­mor­tale Persön­lich­keits­recht nicht auf die Erben über­gehe.

Accounts werden herrenlos

Auch für das Löschen von digi­talen Spuren fehlen eindeu­tige und verbind­liche Vorschriften. Grund­sätz­lich müsste kein Inter­net­dienst den Erben den Zugang zu einem Konto gewähren, selbst wenn diese einen Erbschein und die Ster­be­ur­kunde vorlegen. Manche Anbieter löschen Konten, wenn diese eine gewisse Zeit inaktiv gewesen sind und sich kein Erbe meldet.

Andere versetzten den Account in einen Gedenk­status. Mitt­ler­weile gibt es sogar Dienst­leister, die den digi­talen Nach­lass regeln. „Doch dieser Service ist zum einen häufig kosten­pflichtig“, betont Martini. „Zum anderen erhalten die Nach­lass­ver­walter damit Zugriff auf höchst sensible persön­liche Daten.“ Er empfiehlt Unter­neh­mern deshalb, lieber recht­zeitig vorzu­sorgen: Geräte sowie Accounts auflisten, Pass­wörter notieren, Zugriffs­rechte defi­nieren, even­tuell eine Vertrau­ens­person mit entspre­chenden Voll­machten ausstatten. „Am besten aufge­hoben sind die Doku­mente im Safe beim Testa­ment oder bei einem Notar oder Rechts­an­walt.“ Es muss aber beachtet werden, dass Pass­wörter aus Sicher­heits­gründen alle paar Monate zu ändern sind und dass jede Ände­rung in den Nach­lass­un­ter­lagen entspre­chend aktua­li­siert werden muss.

„Eine andere Möglich­keit ist, Unter­lagen beim Steu­er­be­rater zu hinter­legen, weil er gerade bei kleinen Betrieben ein enger Vertrauter ist, der ohnehin oft konsul­tiert wird“, so Roland Klee­mann, Präsi­dent der Steu­er­be­ra­ter­kammer Berlin. Aus der Praxis weiß er, was fehlende Weit­sicht eines Firmen­chefs im Umgang mit dem digi­talen Nach­lass anrichten kann. „Weil nach dem Tod des Inha­bers keiner auf seine Accounts und Daten zugreifen konnte, wurde schon die Abwick­lung von Betrieben unnötig verzö­gert.“ Darunter leiden auch die Mitar­beiter. Klee­mann rät, Check­listen zu erstellen und sie abzu­ar­beiten sowie regel­mäßig zu aktua­li­sieren. „Manche Verlage bieten für diesen Fall auch hilf­reiche Vordrucke.“

Klare Verfü­gungen sind wichtig

Simon Huck hat einen Vordruck für private Zwecke genutzt und mit dem Testa­ment hinter­legt. Geschäft­lich muss der Chef der Münchner E-Commerce-Agentur Cyberday GmbH ohnehin vorsorgen. „Unsere Compli­ance-Vorgaben erfor­dern ein striktes Pass­wort­ma­nage­ment.“ Seit einem Jahr hat Huck zudem einen Mitge­schäfts­führer. Hand­lungs­fä­hig­keit und Fort­be­stand der Firma, die 15 Mitar­beiter zählt, sind damit nicht mehr nur an seine Person geknüpft. Mit der Neuge­stal­tung der Geschäfts­füh­rung hat Huck alle privaten Daten aus Geschäfts­com­puter und Dienst-Smart­phone verbannt. Aus eigener Erfah­rung rät er dies jedem Unter­nehmer, der seine Geräte beruf­lich wie privat nutzt: „Wer hier strikt nach privatem und geschäft­li­chem Gebrauch trennt, kann seinen digi­talen Nach­lass viel einfa­cher regeln.“


Bei Fragen spre­chen Sie uns gerne an.


Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürn­berg, Ausgabe 01/2017

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