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GoBS, GoBD, GDPdU: einfach erklärt

Seit dem 1. Januar 2002 kann die Finanz­ver­wal­tung inner­halb einer Außen­prü­fung auf Firmen-EDV zugreifen. Betriebs­prüfer haben somit das Recht, gespei­cherte Daten einzu­sehen und die steu­er­rele­vanten Daten auf einem Daten­träger zu verlangen. Prak­tisch erfolgt damit nahezu jede Betriebs­prü­fung digital.


Die Rechts­grund­lagen zur digi­talen Betriebs­prü­fung finden sich in den §§ 146 und 147 der Abga­ben­ord­nung. Präzi­siert werden die Vorschriften durch Verwal­tungs­vor­schriften, die vom Bundes­mi­nis­te­rium der Finanzen (BMF) erlassen werden. In diesem Zusam­men­hang tauchen immer wieder die Begriffe GoBS, GoBD und GDPdU auf, die in diesem Artikel verständ­lich darge­stellt werden.

GDPdU

GDPdU steht für „Grund­sätze zum Daten­zu­griff und zur Prüf­bar­keit digi­taler Unter­lagen“. Das BMF hat mit der GDPdU in einer Verwal­tungs­an­wei­sung vom 16. Juli 2001 die Rechts­normen aus der Abgaben-ordnung und dem Umsatz­steu­er­ge­setz zur digi­talen Aufbe­wah­rung von Buch­hal­tungen, Buchungs­be­legen und Rech­nungen konkre­ti­siert.

Die GDPdU regelten insbe­son­dere den Umfang und die Art des Zugriffs auf steu­er­lich rele­vante digi­ta­li­sierte Daten, die Mitwir­kungs­pflichten Steu­er­pflich­tiger bei Betriebs­prü­fungen und die Aufbe­wah­rung und Archi­vie­rung von Unter­lagen. Nach den GDPdU konnte ein Betriebs­prüfer für den Zugriff auf Daten zwischen dem unmit­tel­baren Lese­zu­griff, dem mittel­baren Zugriff über Auswer­tungen und der Daten­trä­ger­über­las­sung in verschie­denen Formaten wählen. Die GDPdU wurden durch die GoBD zum
1. Januar 2015 abge­löst.

GoBS

Bei den GoBS handelt es sich um „Grund­sätze ordnungs­mä­ßiger DV-gestützter Buch­füh­rungs­sys­teme“. Auch hierbei handelt es sich um eine vom BMF am 7. November 1995 bekannt gege­bene Verwal­tungs­an­wei­sung, welche die Grund­sätze ordnungs­ge­mäßer Buch­füh­rung im Hinblick auf die DV-Buch­füh­rung präzi­sierte.

Die GoBS stellten eine Erläu­te­rung zum Handels­ge­setz­buch und zur Abga­ben­ord­nung im Hinblick auf die ordnungs­mä­ßige Behand­lung von elek­tro­ni­schen Doku­menten dar. Sie regelten insbe­son­dere die Behand­lung aufbe­wah­rungs­pflich­tiger Daten und Belege in elek­tro­ni­schen Buch­füh­rungs-systemen sowie in daten­si­cheren Doku-menten­ma­nage­ment- und revi­si­ons­si­cheren Archiv­sys­temen. Zudem behan­delten sie verschie­dene Verfah­rens­tech­niken wie Scannen und Daten­über­nahme.

Von beson­derer Bedeu­tung war das soge­nannte interne Kontroll­system (IKS). Die GoBS enthielten Vorgaben für die Verfah­rens­do­ku­men­ta­tion, die zum Nach­weis des ordnungs­mä­ßigen Betriebs des Systems erfor­der­lich war. Auch die GoBS wurden durch die GoBD zum 1. Januar 2015 abge­löst.

GoBD

Das BMF hat am 14. November 2014 die GoBD veröf­fent­licht. Die „Grund­sätze zur ordnungs­mä­ßigen Führung und Aufbe­wah­rung von Büchern, Aufzeich­nungen und Unter­lagen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff“ regeln die formalen Anfor­de­rungen an die Buch­füh­rung und die Aufbe­wah­rung von steu­er­recht­lich rele­vanten elek­tro­ni­schen Daten und Papier­do­ku­menten unter Bezug auf die Grund­sätze ordnungs­mä­ßiger Buch­füh­rung.

Zudem enthalten die GoBD Regeln zum elek­tro­ni­schen Daten­zu­griff der Finanz­ver­wal­tung inner­halb von Außen­prü­fungen.
Durch die GoBD tritt keine Ände­rung der mate­ri­ellen Rechts­lage bezie­hungs­weise der Verwal­tungs­auf­fas­sung ein. Ledig­lich die allge­meinen Anfor­de­rungen an die ordnungs­mä­ßige EDV-gestützte Buch­füh­rung wurden näher ausge­führt. Zu den Inhalten der GoBD gehören insbe­son­dere

  • die Anfor­de­rungen zur Führung von Büchern und Aufzeich­nungen aufgrund steu­er­recht­li­cher Buch­füh­rungs- und Aufzeich­nungs­pflichten und außer­steu­er­li­chen Buch­füh­rungs- und Aufzeich­nungs­pflichten, soweit diese für die Besteue­rung von Bedeu­tung sind;
  • die Aufbe­wah­rung von steu­er­li­chen und außer­steu­er­li­chen Büchern und Aufzeich­nungen sowie
  • die Aufbe­wah­rung von Unter­lagen zu Geschäfts­vor­fällen und zu deren Verständnis oder Über­prü­fung vorge­schrie­bener Aufzeich­nungen.

Des Weiteren enthält das Schreiben erläu­ternde Ausfüh­rungen zur Verant­wort­lich­keit für die Führung elek­tro­ni­scher Aufzeich­nungen und Bücher sowie zu allge­meinen Anfor­de­rungen wie

  • den Grund­sätzen der Nach­voll­zieh­bar­keit, Nach­prüf­bar­keit, Wahr­heit, Voll­stän­dig­keit, Rich­tig­keit und dem Beleg­wesen (Beleg­funk­tion), der Aufzeich­nung der Geschäfts­vor­fälle, dem internen Kontroll­system (IKS), der Daten­si­cher­heit, der elek­tro­ni­schen Aufbe­wah­rung von Geschäfts­un­ter­lagen, dem Daten­zu­griff und der Verfah­rens­do­ku­men­ta­tion zur Nach­voll­zieh­bar­keit und Nach­prüf­bar­keit sowie
  • Fragen der Zerti­fi­zie­rung und Soft­ware-Testate.

Die GoBD sind prozess­ori­en­tiert aufge­baut und folgen dem Verbu­chungs­pro­zess, also dem Ablauf der buch­füh­rungs­pflich­tigen Trans­ak­tionen im Unter­nehmen. Zuerst werden die allge­meinen Anfor­de­rungen und die gesetz­li­chen Rege­lungen darge­stellt. Darauf folgen Ausfüh­rungen zur korrekten Erfas­sung der Geschäfts­vor­fälle in zeit­li­cher Reihen­folge und sach­li­cher Ordnung, Kontrolle, Daten­si­cher­heit, Unver­än­der­bar­keit, Aufbe­wah­rung, Nach­voll­zieh­bar­keit und Daten­zu­griff.

Die GoBD sind von allen Buch­füh­rungs- bezie­hungs­weise Aufzeich­nungs­pflich­tigen zu beachten. Ihre Anwen­dung beschränkt sich daher nicht nur auf Systeme der doppelten Buch­füh­rung. Es sind ausdrück­lich auch die steu­er­li­chen Aufzeich­nungs­pflichten einge­schlossen. Auch Unter­nehmen, die eine Einnah­men­über­schuss­rech­nung erstellen müssen, sind betroffen. Darüber hinaus beziehen sich die GoBD auch auf Vor- und Neben­sys­teme der Finanz­buch­füh­rung wie z. B. Mate­rial- und Waren­wirt­schaft, Lohn­ab­rech­nung und Zeit­er­fas­sung.


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