Fachartikel & News

Betriebs­aus­flug! Will­kom­mene Abwechs­lung

Gemein­same Veran­stal­tungen fördern Team­geist und Moti­va­tion. Wer seine Firmen­feiern oder -reisen richtig plant, kann die Ausgaben dafür weit­ge­hend von der Steuer absetzen und so die Kosten­be­las­tung der Teil­nehmer minimal halten.

Text: Ange­lika Knop


Die Mitar­beiter der Firma Janssen Sanitär + Heizung in Heidel­berg haben schon viel erlebt: Klet­tern im Hoch­seil­garten und Spuren­su­chen beim Geocaching. Floß­fahrt und Segway-Ausflug. Besuch einer Bier­brauerei und einer Wein­probe. Jedes Jahr laden Stefanie und Wolf­gang Wurster, die 2002 den Betrieb über­nommen haben, ihre Beschäf­tigten zu einem Ausflug ein – oft mit Anhang, alle zwei Jahre mit Über­nach­tung. Bei so einer Reise entstand auch die WhatsApp-Gruppe „Firmen­aus­flug Janssen“, in der die Teil­nehmer nun Geburts­tage sowie andere Erleb­nisse teilen. „Bei uns geht es ohnehin fami­liär zu, aber nach einem Ausflug fühlen wir uns noch ein wenig mehr einander verbunden“, sagt Stefanie Wurster. „Ein gutes Betriebs­klima ist viel wert im Hand­werk, wo mancher Firmen­chef wohl bald mehr um Arbeits­kräfte werben muss als um Kunden.“ Ihrer Erfah­rung nach kommen gemein­same Akti­vi­täten gut bei der Beleg­schaft an, etwa ein selbst gebautes Floß zu Wasser zu lassen.

Bei Kosten die Details beachten

Viele Unter­nehmer nutzen Betriebs­fest und Firmen­aus­flug als Instru­ment der Mitar­bei­ter­mo­ti­va­tion und -bindung, weil sich darin die Beson­der­heit einer Orga­ni­sa­tion ausdrü­cken kann. Da gibt es den Seifen­kisten-Grand-Prix als Teame­vent, gemein­same Trom­mel­kurse für sonst eher „takt­lose“ Gesellen oder einfach nur den baye­ri­schen Hütten­abend auf der Alm, wo alle Kollegen die Seele baumeln und es sich in entspannter Atmo­sphäre gut gehen lassen können.

Mal orga­ni­siert die Sekre­tärin, mal wird bei Spezi­al­an­bie­tern gebucht, oft Pakete mit Funsport­arten und Team­buil­ding­kursen inklu­sive Trans­port sowie Auswer­tung. Aber egal, ob internes Konzept oder externe Dienst­leis­tung, derar­tige Veran­stal­tungen kosten Geld – und zwar nicht nur das Unter­nehmen, sondern manchmal auch die Mitar­beiter. Jeder Firmen­chef sollte deshalb bei der Planung einer Veran­stal­tung die finan­zi­ellen Details mit seinem Steu­er­be­rater bespre­chen. Nur so lässt sich klären, ob die Ausgaben sich tatsäch­lich komplett absetzen lassen oder die Vorsteuer zum Abzug gebracht werden darf. Und – ganz beson­ders wichtig – ob für die Teil­nehmer eine Kosten­be­las­tung entsteht.

Steuer- und abga­ben­frei gönnt der Fiskus einem Mitar­beiter für Betriebs­aus­flüge und -feiern maximal 110 Euro im Jahr. Zu berück­sich­tigen sind die gesamten Kosten, also alle Leis­tungen, die der Betrieb kauft – vom Reisebus für den Trans­port über die Saal­miete und Verpfle­gungs­kosten am Ort der Veran­stal­tung bis zu den Geschenk­tüt­chen für die Gäste. Die Summe wird durch die Zahl der Anwe­senden geteilt, eine Begleit­person dann dem jewei­ligen Mitar­beiter zuge­rechnet. Liegen die Aufwen­dungen bei 60 Euro pro Kopf, entfallen 120 Euro auf einen Beschäf­tigten, der mit Lebens­partner oder Kind teil­nimmt. Das sind zehn Euro über dem Frei­be­trag, die später als geld­werter Vorteil auf der Lohn­ab­rech­nung stehen. Darauf entfallen Steuern und Sozi­al­ab­gaben – es sei denn, der Arbeit­geber über­nimmt dafür die pauschale Lohn­steuer von 25 Prozent, so wie die Firma Janssen. „Wir wollen unseren Mitar­bei­tern ein Wohl­fühl­paket bieten“, erklärt Stefanie Wurster. „Sie sollen sich zurück­lehnen und über nichts Gedanken machen.“

Reise mit Schu­lung kombi­nieren

Um bei großen Aktionen die Kosten­be­tei­li­gung der Beschäf­tigten oder die pauschale Lohn­steuer durch den Arbeit­geber möglichst gering zu halten, ist es ratsam, einen Teil der Veran­stal­tung als Fort­bil­dungs­maß­nahme zu planen, die komplett als Betriebs­aus­gabe zählt. So beginnt etwa der Wochen­end­aus­flug bei Janssen oft frei­tags mit Firmen­be­sich­ti­gung und Schu­lung bei einem Sani­tär­her­steller. Drücken lassen sich die Gesamt­kosten auch, wenn die Mitar­beiter in Eigen­regie anreisen. Solche Details sollten genau mit dem Steu­er­be­rater bespro­chen und dann beispiels­weise die zeit­li­chen Anteile von Fort­bil­dung und Betriebs­aus­flug exakt doku­men­tiert werden.

Ist ein Unter­nehmen in der rich­tigen Branche tätig, sind Ausflüge in entfern­tere Gegenden drin. Die viven­tura GmbH mit Sitz in Berlin verband im November 2015 Arbeit und Vergnügen bei einem Abste­cher nach Brasi­lien. Der auf Südame­rika spezia­li­sierte Reise­ver­an­stalter verlegte seine Akti­vi­täten für zwei Wochen ins Fischer­dorf Arraial do Cabo und holte dort 60 Mitar­beiter aus Europa und Südame­rika zum Kennen­lernen, Austau­schen und zur gemein­samen Ziel­pla­nung zusammen. Das Tages­ge­schäft erle­digten sie per Telefon und Internet, in der Frei­zeit lernten sie Land und Leute kennen. Jeder Mitar­beiter zahlte einen Eigen­an­teil für sich und den Aufent­halt für Fami­li­en­mit­glieder sowie Urlaubs­tage, mit denen davor oder danach verlän­gert werden konnte. Die Reise war eine Beloh­nung für erreichte Umsatz­ziele. Von Südame­rika können die Janssen-Beschäf­tigten nur träumen – im Hand­werk geht es eben boden­stän­diger zu als in der Reise­branche. Aber Stefanie und Wolf­gang Wurster haben schon den nächsten Ausflug geplant. Es geht nach Düssel­dorf zum Werks­be­such bei einem Sani­tär­her­steller. Und anschlie­ßend gibt es wieder ein span­nendes Unter­hal­tungs­pro­gramm.

Rechts­rahmen

Das müssen Sie bei Fahrten und Feiern beachten

Voraus­set­zung: Steu­er­lich begüns­tigt sind Veran­stal­tungen, die allen Mitar­bei­tern des Betriebs oder einer Abtei­lung offen­stehen, nicht aber Beloh­nungen nur für ausge­wählte Beschäf­tigte.

Frei­be­trag: Ohne Abzüge dürfen Unter­nehmer jedem Mitar­beiter bis zu 110 Euro und maximal zwei Veran­stal­tungen im Jahr spen­dieren. Für jeden Cent mehr zahlt der Arbeit­geber eine Lohn­steu­er­pau­schale von 25 Prozent oder der Begüns­tigte Steuern und Sozi­al­ab­gaben. Der Vorsteu­er­abzug entfällt für die ganz Summe.

Gesamt­kosten: Interner Aufwand, etwa zur Vorbe­rei­tung, bleibt unbe­rück­sich­tigt. Zählen An- und Abreise nicht zur Veran­stal­tung, können die Ausgaben getrennt geltend gemacht werden.

Kosten­auf­tei­lung: Wird ein Ausflug mit einer Fort­bil­dung kombi­niert, etwa einem Fach­se­minar oder Teament­wick­lungs­pro­jekt, sind die beruf­lich veran­lassten Kosten für die Mitar­beiter steuer- und abga­ben­frei, der Arbeit­geber kann Vorsteuer geltend machen. Der Anteil muss mit Zeit­plänen und getrennten Rech­nungen belegt werden, was mit dem Steu­er­be­rater zu klären ist.

Unfall­ver­si­che­rung: Der Schutz greift, wenn alle Beschäf­tigten des Betriebs/der Abtei­lung einge­laden und mindes­tens 20 Prozent anwe­send sind – von Beginn bis Ende der Veran­stal­tung sowie auf dem direkten Hin- und Rückweg. Wer zu viel Alkohol trinkt, kann den Schutz verlieren.

Umfas­sende Unter­stüt­zung: DATEV-Lösungen unter­stützen Sie beim ganzen Prozess der Reise­kos­ten­ab­rech­nung. Fragen Sie Ihren Steu­er­be­rater oder infor­mieren Sie sich unter www.datev.de/reisekosten.


Bei Fragen spre­chen Sie uns gerne an.


Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürn­berg, Ausgabe 02/2016

This is a unique website which will require a more modern browser to work! Please upgrade today!