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Selbst­ma­nage­ment: Prio­ri­täten müssen stimmen

Profes­sio­nelles Selbst­ma­nage­ment basiert auf dem Grund­satz der Effek­ti­vität. Ein Firmen­chef sollte sich deshalb gezielt auf das Wich­tigste konzen­trieren und auch mal Nein sagen – im eigenen Inter­esse wie in dem der Firma und ihrer Mitar­beiter.

Text: Eva Müller-Tauber


Kaum zu glauben: Ein Firmen­chef sitzt nach­mit­tags gemüt­lich Latte macchiato trin­kend im Café. Anschlie­ßend geht er nicht ins Büro, sondern guten Gewis­sens zur Familie nach Hause, da er sein Arbeits­pensum für den Tag bereits erle­digt hat.

Es gibt auch zu viel Kontrolle Früher hätte sich Chris­tian Meier das nicht vorstellen können. Im Sommer 1999 grün­dete er die logic-base GmbH in Rain am Lech nahe Augs­burg. Binnen eines Jahr­zehnts entwi­ckelte sich das klas­si­sche System­haus mit zwei Beschäf­tigten zu einem E-Commerce-Spezia­listen mit rund 100 weit­ge­hend hoch quali­fi­zierten Fach­kräften. Meier tat, was er für richtig hielt und die Gesell­schaft von Unter­neh­mern erwartet – arbei­tete bis spät abends, hetzte von Termin zu Termin, machte kaum Pausen und möglichst viel selbst: „Zu Beginn habe ich jede E-Mail kontrol­liert, die an Kunden ging.“ Selbst­or­ga­ni­sa­tion, nach eigener Einschät­zung ohnehin nicht seine Stärke, war zweit­rangig. „Ich nutzte exzessiv mein Talent zu impro­vi­sieren, spontan auf Situa­tionen zu reagieren“, so Meier. Das ging gut, bis sein Körper 2008 bei einem Kunden­termin nicht mehr wollte: „Da war klar, dass es so nicht weiter­geht, sonst bleiben die Firma und ich auf der Strecke.“

Dies war der Wende­punkt. Meier begann, sich auf seine Ziele und Kern­kom­pe­tenzen als Firmen­chef zu konzen­trieren. Er dachte mehr mittel- und lang­fristig, redu­zierte gezielt sein Arbeits­pensum, dele­gierte. Er stellte erst­mals eine Assis­tentin ein und regelte, welcher der damals 60 Mitar­beiter ihm wie zuar­beiten soll. Parallel dazu opti­mierte er seine Arbeits­tech­niken, um seine Zeit nicht nur für die rich­tigen Aufgaben, sondern auch effi­zient nutzen zu können. Zudem schaffte sich der Unter­nehmer Raum für Erho­lung: Eine einstün­dige Mittags­pause steht jetzt fest im Termin­plan. Zu wich­tigen Fami­li­en­festen wie Geburts­tagen nimmt er sich frei. Mindes­tens einmal im Jahr stärkt er durch mehr­tä­gige Auszeiten in einem Rosen­heimer Gesund­heits­zen­trum seine physi­schen wie psychi­schen Ressourcen.

Nur die wich­tigsten Dinge zählen Sich von der Rolle des Getrie­benen zu verab­schieden und grund­le­gend umzu­denken, lohnt sich für Unter­nehmer gene­rell, so Martin-Niels Däfler. „Beher­zige ich die vielen Selbst­or­ga­ni­sa­tions- und Zeit­ma­nage­ment­tipps, spare ich bis zu 15 Prozent an Zeit“, sagt der Professor für Kommu­ni­ka­tion an der FOM Hoch­schule für Oeko­nomie & Manage­ment in Frank­furt am Main. „Aber entschei­dend ist, zu über­legen, was für mich die wirk­lich wich­tigen Dinge sind, für welche Aufgaben es sich über­haupt lohnt, Arbeits­zeit einzu­setzen.“ Rich­tiges Selbst­ma­nage­ment sei viel mehr als klas­si­sches Zeit­ma­nage­ment: „Es ist die Fähig­keit des Menschen, sich so zu steuern, dass er das, was er im Leben anstrebt, tatsäch­lich erreicht.“

Multi­tas­king treibt die Kosten Für Unter­nehmer bedeutet das beispiels­weise, als Erster zu entscheiden: Wohin will ich mit der Firma? Welche Kunden will ich wie errei­chen? Welche Schritte muss ich wann wohin gehen? Was kann wer im Betrieb dafür tun? Und auch: Wo soll ich Nein sagen? „Selbst­ma­nage­ment basiert auf Effek­ti­vität, also darauf, die rich­tigen Dinge zu tun – dies bedingt, weniger zu machen, das aber gezielt und sorg­fältig“, erklärt Däfler. „So ist man zugleich effi­zi­enter, und das ist die Dimen­sion, die Unter­nehmer inter­es­siert.“

Oft wird im Betrieb aber Effek­ti­vität mit Effi­zienz verwech­selt, auch was die Arbeit der Beschäf­tigten betrifft. Viele Chefs sehen auf die Kosten, aber nicht auf Qualität und Ergebnis. Gerade Inhaber kleiner Betriebe vergessen, dass es kontra­pro­duktiv ist, Mitar­beiter an vielen Projekten gleich­zeitig werkeln zu lassen. „Fehler­kosten, die durch Multi­tas­king entstehen, erfasst keine Gewinn- und Verlust­rech­nung“, so Däfler. „Und was nicht gemessen wird, wird nicht beachtet oder gesteuert.“ Oft fehle das Bewusst­sein, wie viele Miss­ver­ständ­nisse entstünden und wie viel Nach­ar­beit dann nötig sei, weil alles gleich­zeitig gemacht werden sollte statt eins nach dem anderen. „Ich darf als Unter­nehmer nicht nur kurz­fristig auf den nächsten Auftrag und möglichst viel Umsatz schielen, sondern muss im Rahmen meiner Möglich­keiten und der äußeren Zwänge mittel- und lang­fristig denken“, sagt Däfler. Dazu zählt etwa die Frage, ob ein Auftrag frist­ge­recht und ohne Quali­täts­pro­bleme zu bewäl­tigen ist und genü­gend Gewinn abfällt.

Ein Chef muss loslassen können Entwi­ckelt ein Unter­nehmer die Fähig­keit zum Selbst­ma­nage­ment, kann er seine Mitar­beiter beim Selbst­ma­nage­ment unter­stützen, die heute mehr Verant­wor­tung und Hand­lungs­spiel­raum haben. „Das gelingt über entspre­chende Rahmen­be­din­gungen, Werk­zeuge und klar defi­nierte Prozesse“, so der Sozial- und Wirt­schafts­psy­cho­loge Ottmar Braun, Professor an der Univer­sität Koblenz-Landau. „Aber vor allem dadurch, dass Chefs die Selbst­ma­nage­ment­kom­pe­tenzen der Mitar­beiter stärken.“ Dazu zählt Fort­bil­dung und posi­tive Psycho­logie – der Unter­nehmer sollte moti­vieren, wert­schätzen und vertrauen.

Chris­tian Meier hat seinen Führungs­stil dies­be­züg­lich opti­miert. Er kontrol­liert gezielt nur Arbeits­er­geb­nisse und lässt es bewusst zu, dass seine Mitar­beiter Projekte auf ihre Art erfolg­reich bewäl­tigen. Dreimal pro Woche geht er durch die Firma und tauscht sich mit der Beleg­schaft darüber aus, was funk­tio­niert und was nicht. In den meisten Abtei­lungen besteht Anwe­sen­heits­pflicht nur von 10:00 bis 15:30 Uhr. Soziales Mitein­ander wird groß­ge­schrieben. Sitzt jemand nach 21:00 Uhr im Büro, soll das die Ausnahme und nicht die Regel sein. Heute weiß Meier: „Vorüber­ge­hende Hoch­phasen ausge­nommen, ist es mit gutem Selbst­ma­nage­ment sogar für Unter­nehmer wie mich machbar, die Arbeit in einer 50-Stunden-Woche zu erle­digen.“ Für Meier ist sein Nach­mit­tags­kaffee, mit dem er den Feier­abend einläutet, deshalb inzwi­schen keine Utopie mehr.

Effek­tiver Arbeiten: Diese Grund­re­geln sollten Sie in Ihrem Betrieb einhalten

ZIELE DEFI­NIEREN Sie als Firmen­chef müssen allen im Betrieb Orien­tie­rung bieten. A und O des profes­sio­nellen Selbst­ma­nage­ments ist es, Ziele und die Schritte dorthin zu formu­lieren. Was will ich? Wie will ich dahin kommen? Nur wer das weiß, kann seine Zeit gezielt einsetzen.

NEIN SAGEN KÖNNEN Ist ein neuer Auftrag gut für den Ruf oder um weitere Ziel­gruppen zu erschließen? Wird er sich rechnen und frist­ge­recht abzu­wi­ckeln sein? Falls er jedoch zu viele Kapa­zi­täten bindet, kann es durchaus sinn­voll sein, einen Auftrag abzu­lehnen.

VERTRAUEN SCHENKEN Wer Mitar­beiter ständig kontrol­liert, vergeudet Zeit, die er besser nutzen kann. Zeigen Sie den Mitar­bei­tern, dass Sie ihnen zutrauen,
Aufgaben selbst­ständig zu erle­digen. Erlauben Sie alter­na­tive Lösungen, bewerten Sie nur Ergeb­nisse.

TECH­NIKEN OPTI­MIEREN Stellen Sie Tages- und Wochen­pläne auf. Prio­ri­sieren und dele­gieren Sie. Abla­ge­sys­teme und E-Mail-Verwal­tung müssen durch­dacht sein. Führt ein starker Mode­rator ziel­ori­en­tiert durch die Themen, ufern Meetings nicht aus.

PAUSEN PLANEN Stärken Sie Körper und Geist mit Auszeiten. Treiben Sie Sport, pflegen Sie Hobbys, achten Sie auf Ihre Gesund­heit. Wenn es Ihnen gut geht, sind Sie auch stark für andere. Aufop­fe­rung führt zu Burn-out und schadet der Firma.


Bei Fragen spre­chen Sie uns gerne an.


Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürn­berg, Ausgabe 02/2015

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