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Tele­fon­kon­fe­renzen: weit entfernt und doch so nah

Mehr Flexi­bi­lität, besserer Infor­ma­ti­ons­aus­tausch, weniger Reise­kosten – für Teams mit Experten in verschie­denen Regionen sind Tele­fon­kon­fe­renzen optimal, solange alle Teil­nehmer klare Spiel­re­geln beachten und an die Abhör­si­cher­heit gedacht wird.

Autor: Daniel Wolff


Kunden treffen, Konfe­renzen besu­chen, Koope­ra­ti­ons­partner auswählen – sogar Inhaber kleiner Betriebe sind heut­zu­tage öfter, länger sowie mit einem größeren Radius unter­wegs, um den Laden am Laufen zu halten. Und auch ihre Beschäf­tigten: Einkäufer infor­mieren sich bei Zulie­fe­rern im Ausland, Monteure arbeiten tage­lang auf entfernten Baustellen, Maschi­nen­führer erhalten inten­sive Schu­lungen beim Hersteller. So bleibt leicht die Kommu­ni­ka­tion im Team auf der Strecke und ohne diese interne Abstim­mung auch schnell ein wich­tiges Projekt.

Niko­laus Starza­cher kann das nicht passieren. Zwar ist der Gründer der Disco­vergy GmbH viel unter­wegs, um seinen inno­va­tiven Strom­zähler zu vermarkten. Der Smart Meter infor­miert die Nutzer auf einem Inter­net­portal über ihren Strom­be­darf – sie haben so die Kontrolle über Verbrauch und Kosten. Aber auch auf Reisen kümmert sich der Firmen­chef um den Ausbau seiner Dienst­leis­tungen, etwa in Form neuer Apps, mit denen Kunden ihre Werte aufs Handy holen können. Dafür greifen der Unter­nehmer und in wech­selnder Beset­zung zwölf Mitar­beiter an den Stand­orten Aachen und Heidel­berg zum Hörer: „In Tele­fon­kon­fe­renzen bringen wir uns auf den neuesten Stand der Entwick­lung.“

Auch im Verbund­for­schungs­pro­jekt „Commu­ni­care“ koor­di­niert Starza­cher die Arbeit ohne große Reise­kosten. Alle 14 Tage erör­tern circa zehn Experten der acht Partner in zwei Telkos tech­ni­sche und projekt­be­zo­gene Aspekte der Frage, wie man über Daten zum Strom­ver­brauch heraus­findet, ob ältere Menschen Hilfe brau­chen. „Es geht darum, sich ein Update zu geben, was seit dem letzten Austausch passiert ist“, so der Unter­nehmer.

Mit dieser Kommu­ni­ka­ti­ons­stra­tegie liegt Disco­vergy im Trend. „Tele­fon­kon­feren-zen werden immer wich­tiger“, so Tomas Bohinc, Projekt-Kompe­tenz-Betreuer der Stein­beis-Hoch­schule Berlin. „Das zeigt sich schon daran, dass die Zahl der Anbieter in dem Bereich in Deutsch­land auf gut 50 ange­wachsen ist.“ Doch ihre Dienste brau­chen Mittel­ständler nicht unbe­dingt: Bei über­schau­barer Teil­neh­mer­zahl können Telkos vom Büro­te­lefon aus gestartet werden, und viele haus­ei­gene TK-Anlagen erlauben auch Konfe­renz­schal­tungen. Ist diese Technik nicht verfügbar, lässt sich eine Einwahl­nummer mieten, die die Teil­nehmer zur verein­barten Zeit anrufen. In diesem Fall zahlt jeder seine Leitung. Tele­fon­kon­fe­renzen lassen sich also je nach Anlass oder Teil­neh­mer­zahl unter­schied­lich aufbauen – so flexibel hand­habt das auch Disco­vergy, sagt Starza­cher: „Kleine Abspra­chen führen wir über die Mobil­funk­netze, bei mehreren Teil­neh­mern nutzen wir den kosten­losen Service eines befreun­deten Unter­neh­mens.“

An die Abhör­si­cher­heit denken Nicht vergessen werden sollte das Thema Abhör­si­cher­heit. Seit dem NSA-Skandal ist klar, dass an Telefon- oder Video­kon­fe­renzen auch unge­be­tene Gäste teil­nehmen könnten. Wer nur ein paar Details ohne hohe Projekt­re­le­vanz klären will, die bald veraltet sind, mag mit einer ad hoc aufge­bauten Konfe­renz­schal­tung zufrieden sein. Wer große Vorhaben im Detail bespre­chen und tech­ni­sche oder kalku­la­to­ri­sche Interna klären möchte, sollte aber die Infra­struktur eines Dienst­leis­ters buchen, der – etwa via TÜV-Zerti­fikat – einen hohen Sicher­heits­stan­dard nach­weist. Das kann Abhör­ver­suche zumin­dest deut­lich erschweren. Oder er inves­tiert – nach Bera­tung durch einen Experten – in einen eigenen Server für sichere Unter­neh­mens­kom­mu­ni­ka­tion, der zu seinen Bedürf­nissen passt. Jedem Firmen­chef sollte klar sein: Offene Konfe­renz­sys­teme wie Skype oder Face­Time mögen prak­tisch sein, sie können aber keine Abhör­si­cher­heit bieten.

Das Gespräch gut struk­tu­rieren Produk­tive Gespräche erfor­dern auch eine gute Planung und klare Spiel­re­geln, denn nur optimal vorbe­rei­tete Telkos bringen etwas. Am Anfang steht ein Termin, der allen ohne Zeit­druck und Paral­lel­be­las­tung passt. Der Mode­rator braucht Kontakt­daten und Posi­tionen der Betei­ligten, damit er sie vorstellen kann. „Bei unserem Forschungs­pro­jekt legen wir eine Agenda mit wich­tigen Punkten fest, damit die Teil­nehmer sich vorbe­reiten können“, sagt Starza­cher zum Proze­dere bei Disco­vergy. „Dann kommt jeder der Reihe nach zu Wort.“ Zu Beginn sollte verein­bart werden, wer das Ergeb­nis­pro­to­koll schreibt. Fest­zu­halten gelten vor allem konkrete Aufgaben und Zeit­pläne, damit jeder nach der Bespre­chung noch einmal schrift­lich bekommt, was er bis wann zu tun hat.

Ganz wichtig ist der Mode­rator: Er erteilt das Wort, struk­tu­riert den Austausch, gibt den Zeit­rahmen vor. Und er achtet darauf, dass sich Neulinge auf die Beson­der­heiten einer Telko einstellen. „Gerade uner­fah­rene Teil­nehmer sagen etwa ihren Namen nicht deut­lich“, so Tomas Bohinc. „Schreitet der Mode­rator hier nicht sofort ein, bleiben sich Gesprächs­partner fremd, da man später die Stimmen nicht mehr zuordnen kann.“ Der Mode­rator sollte daher alle Teil­nehmer regel­mäßig auffor­dern, aktiv zu werden. Und das noch aus einem anderen Grund: Wer sich wenig betei­ligt, neigt dazu, nebenbei zu arbeiten oder Mails zu schreiben – und Wich­tiges zu verpassen. Trotzdem geht für Bohinc auch im Mittel­stand kein Weg an Tele­fon­kon­fe­renzen vorbei: „Immer mehr Menschen arbeiten heute teil­weise in aller Welt verstreut in virtu­ellen Teams – für sie sind Tele­fon­kon­fe­renzen die einzige Möglich­keit für eine effi­zi­ente Zusam­men­ar­beit.“

Check­liste

Das müssen Sie bei einer Tele­fon­kon­fe­renz beachten


Begrü­ßung: Der Mode­rator stellt alle Teil­nehmer laut und deut­lich mit Namen und Posi­tion vor.

Agenda: Anschlie­ßend geht er kurz die auf der Tages­ord­nung stehenden Themen durch, benennt den Proto­koll­führer und gibt, falls nötig, Hinweise zu Spiel­re­geln und Arbeits­weise.

Diskus­sion: Im Gespräch achtet der Mode­rator darauf, dass sach­liche Lösungen gesucht werden. Die Koope­ra­tion fördert er, indem er jeden mindes­tens einmal zu Wort kommen lässt. Die Teil­nehmer wiederum zeigen durch klare Antworten ihr Inter­esse an produk­tiver Zusam­men­ar­beit.

Ergeb­nisse: Der Mode­rator oder ein dafür ausge­wählter Teil­nehmer fasst die Ergeb­nisse noch einmal trans­pa­rent zusammen, damit nicht nach­träg­lich Verwir­rung oder Wider­spruch entsteht.

Verab­schie­dung: Bevor die Konfe­renz beendet wird, verab­schieden sich die Teil­nehmer deut­lich hörbar, damit sie sich positiv in Erin­ne­rung bleiben, was für die weitere Koope­ra­tion wichtig ist.

Proto­koll: Jeder Teil­nehmer erhält ein Proto­koll der Tele­fon­kon­fe­renz mit allen wesent­li­chen erar­bei­teten Inhalten als Refe­renz.

Quelle: Tomas Bohinc: „Tele­fon­kon­fe­renzen erfolg­reich führen: Vorbe­rei­tung – Durch­füh­rung – Nach­be­rei­tung“ (Linde Verlag/Wien, 2012)



Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürn­berg, Ausgabe 03/2014

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