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Die steu­er­recht­liche Reise­kos­ten­re­form 2014

Die steu­er­recht­liche Reise­kos­ten­re­form ist zum Jahres­be­ginn in Kraft getreten. Bereits vor genau einem Jahr haben wir die wesent­li­chen Züge an dieser Stelle vorge­stellt. Wegen der hohen Praxis­re­le­vanz werden die Ände­rungen hier detail­liert unter Berück­sich­ti­gung des Anwen­dungs­schrei­bens des Bundes­fi­nanz­mi­nis­te­riums vom 30. September 2013 darge­stellt.


Erste Tätig­keits­stätte statt regel­mä­ßiger Arbeits­stätte Zentraler Punkt der Reise­kos­ten­re­form ist die Defi­ni­tion der ersten Tätig­keits­stätte, die künftig an die Stelle der regel­mä­ßigen Arbeits­stätte tritt. Der Arbeit­nehmer kann je Dienst­ver­hältnis höchs­tens eine erste Tätig­keits­stätte, ggf. aber auch keine erste, sondern nur auswär­tige Tätig­keits­stätten haben.

Die Bestim­mung der ersten Tätig­keits­stätte erfolgt vorrangig anhand der dienst- oder arbeits­recht­li­chen Fest­le­gungen durch den Arbeit­geber. Voraus­set­zung ist zudem, dass der Arbeit­nehmer in einer orts­festen Einrich­tung dauer­haft tätig werden soll.

Defi­ni­tion der Tätig­keits­stätte Tätig­keits­stätte ist die orts­feste Einrich­tung des Arbeit­ge­bers, der der Arbeit­nehmer dauer­haft zuge­ordnet ist. Fahr­zeuge, Flug­zeuge, Schiffe oder Tätig­keits­ge­biete ohne orts­feste betrieb­liche Einrich­tungen sind keine Tätig­keits­stätten. Das häus­liche Arbeits­zimmer des Arbeit­neh­mers ist keine betrieb­liche Einrich­tung des Arbeit­ge­bers. Damit gilt es auch nicht als erste Tätig­keits­stätte.

Beispiel: Der Vertriebs­mit­ar­beiter V für die Region A soll einmal wöchent­lich an den Firmen­sitz nach B fahren, dem er zuge­ordnet ist. Dort soll er die anfal­lenden Büro­tä­tig­keiten erle­digen und an Dienst­be­spre­chungen teil­nehmen. B ist erste Tätig­keits­stätte aufgrund der arbeits­recht­li­chen Zuord­nung. Dabei ist uner­heb­lich, dass V über­wie­gend in der Region A und nicht in B tätig werden soll.

Der Anwen­dungs­be­reich der ersten Tätig­keits­stätte wird weiter gefasst als der Begriff der regel­mä­ßigen Arbeits­stätte. Insbe­son­dere für die Abord­nungen inner­halb von Konzernen, für die Zeit­ar­beit­nehmer und für Mitar­beiter, die dauer­haft bei einem Kunden einge­setzt sind, wollte der Gesetz­geber die steu­er­li­chen Vorteile von Dienst­reisen ausschließen.

Eine erste Tätig­keits­stätte kann daher eine orts­feste Einrich­tung des Arbeit­ge­bers, die orts­feste Einrich­tung eines verbun­denen Unter­neh­mens nach § 15 AktG oder die orts­feste Einrich­tung eines Dritten, z. B. eines Kunden, Mandanten, einer Entleih­firma, sein.

Keine dauer­hafte Zuord­nung des Arbeit­neh­mers zu einer betrieb­li­chen Einrich­tung Fehlt es an einer dauer­haften Zuord­nung des Arbeit­neh­mers zu einer betrieb­li­chen Einrich­tung durch dienst- oder arbeits­recht­liche Fest­le­gung oder ist die getrof­fene Fest­le­gung nicht eindeutig, ist von einer ersten Tätig­keits­stätte an der betrieb­li­chen Einrich­tung auszu­gehen, an der der Arbeit­nehmer typi­scher­weise arbeits­täg­lich oder je Arbeits­woche zwei volle Arbeits­tage oder mindes­tens ein Drittel seiner verein­barten regel­mä­ßigen Arbeits­zeit dauer­haft tätig werden soll.

Verpfle­gungs­mehr­auf­wen­dungen Das bishe­rige 3-stufige System der Pausch­be­träge für Verpfle­gungs­mehr­auf­wen­dungen wird aufge­geben zugunsten eines 2-stufigen Systems. Der bishe­rige nied­rigste Pausch­be­trag in Höhe von 6 Euro für Abwe­sen­heits­zeiten von mindes­tens 8 Stunden bis maximal 14 Stunden entfällt voll­ständig.

Für eintä­gige auswär­tige Tätig­keiten ohne Über­nach­tung kann ab einer Abwe­sen­heit von mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätig­keits­stätte eine Pauschale von 12 Euro berück­sich­tigt werden.

Dies gilt auch, wenn der Arbeit­nehmer seine auswär­tige beruf­liche Tätig­keit über Nacht (also an zwei Kalen­der­tagen) ausübt – somit nicht über­nachtet – und dadurch eben­falls insge­samt mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätig­keits­stätte abwe­send ist. Ist der Arbeit­nehmer an einem Kalen­dertag mehr­fach oder über Nacht (an zwei Kalen­der­tagen ohne Über­nach­tung) auswärts tätig, sind die Abwe­sen­heits­zeiten dieser Tätig­keiten zusam­men­zu­rechnen.

Für die Kalen­der­tage, an denen der Arbeit­nehmer außer­halb seiner Wohnung und ersten Tätig­keits­stätte beruf­lich tätig ist (auswär­tige beruf­liche Tätig­keit) und aus diesem Grund 24 Stunden von seiner Wohnung abwe­send ist, kann weiterhin eine Pauschale von 24 Euro als Werbungs­kosten geltend gemacht bzw. vom Arbeit­geber steu­er­frei ersetzt werden.

Für den An- und Abrei­setag einer mehr­tä­gigen auswär­tigen Tätig­keit mit Über­nach­tung außer­halb der Wohnung kann ohne Prüfung einer Mindest­ab­we­sen­heits­zeit eine Pauschale von jeweils 12 Euro als Werbungs­kosten berück­sich­tigt bzw. vom Arbeit­geber steu­er­frei ersetzt werden. Inso­weit ist es uner­heb­lich, ob der Arbeit­nehmer die Reise von der Wohnung, der ersten oder einer anderen Tätig­keits­stätte aus antritt.

Für Tätig­keiten im Ausland gibt es nur noch zwei Pauschalen in Höhe von 120 Prozent und 80 Prozent der Auslands­ta­ge­gelder nach dem Bundes­rei­se­kos­ten­ge­setz unter den glei­chen Voraus­set­zungen wie bei den inlän­di­schen Pauschalen. Die entspre­chenden Beträge werden durch BMF-Schreiben bekannt gemacht. Im Hinblick auf die bei auswär­tigen beruf­li­chen Tätig­keiten im Ausland oftmals über Nacht oder mehrere Tage andau­ernden An- und Abreisen genügt es für die Quali­fi­zie­rung als An- und Abrei­setag, wenn der Arbeit­nehmer unmit­telbar nach der Anreise oder vor der Abreise auswärtig über­nachtet.

Kürzung der Verpfle­gungs­mehr­auf­wen­dungen um gewährte Verpfle­gung Werden Arbeit­nehmer anläss­lich oder während einer Dienst­reise vom Arbeit­geber oder auf dessen Veran­las­sung von einem Dritten verpflegt, müssen die steu­er­freien Verpfle­gungs­mehr­auf­wen­dungen gekürzt werden.

Die vom Arbeit­geber während einer auswär­tigen Tätig­keit im Inland gestellten Mahl­zeiten werden wie bisher mit dem amtli­chen Sach­be­zugs­wert ange­setzt, wenn der Wert jeder gestellten Mahl­zeit 60 Euro nicht über­steigt. Eine wich­tige Neue­rung ist, dass wenn der Arbeit­nehmer zusätz­lich zur Mahl­zei­ten­ge­stel­lung eine Verpfle­gungs­pau­schale erhält, nicht mehr der Sach­be­zugs­wert ange­setzt wird. Statt­dessen wird die Verpfle­gungs­pau­schale typi­sie­rend um einen auf die Verpfle­gungs­pau­schale für eine 24-stün­dige Abwe­sen­heit bezo­genen Pauschal­satz gekürzt:

Für ein Früh­stück werden 20 Prozent des maxi­malen Tages­satzes für eine 24-stün­dige Abwe­sen­heit (in Deutsch­land 20 % von 24 Euro = 4,80 Euro) ange­rechnet. Für ein Mittag- oder Abend­essen werden jeweils 40 Prozent des maxi­malen Tages­satzes für eine 24-stün­dige Abwe­sen­heit (in Deutsch­land 40 Prozent von 24 Euro = 9,60 Euro) ange­rechnet.

Unter­kunfts­kosten im Rahmen der doppelten Haus­halts­füh­rung Eine doppelte Haus­halts­füh­rung liegt vor, wenn der Arbeit­nehmer außer­halb des Ortes seiner ersten Tätig­keits­stätte einen eigenen Haus­halt unter­hält und auch am Ort der ersten Tätig­keits­stätte wohnt. Die Anzahl der Über­nach­tungen ist dabei weiterhin uner­heb­lich.

Als Unter­kunfts­kosten für eine doppelte Haus­halts­füh­rung im Inland werden zukünftig die dem Arbeit­nehmer tatsäch­lich entstan­denen Aufwen­dungen für die Nutzung der Wohnung oder Unter­kunft höchs­tens bis zu einem nach­ge­wie­senen Betrag von 1.000 Euro im Monat aner­kannt.

Die bishe­rige Prüfung der Notwen­dig­keit und Ange­mes­sen­heit entfällt; auch auf die Zahl der Wohnungs­be­nutzer (Ange­hö­rige) kommt es nicht mehr an.

Unter­kunfts­kosten im Rahmen einer Auswärts­tä­tig­keit Als Werbungs­kosten abzugs­fähig sind Unter­kunfts­kosten bei einer Auswärts­tä­tig­keit. Hierbei muss es sich um notwen­dige Mehr­auf­wen­dungen eines Arbeit­neh­mers für beruf­lich veran­lasste Über­nach­tungen an einer Tätig­keits­stätte handeln, die nicht erste Tätig­keits­stätte ist.

Bei länger­fris­tiger Auswärts­tä­tig­keit wird eine neue Zeit­be­gren­zung einge­führt: Arbeit­geber können beruf­lich veran­lasste Über­nach­tungs- bzw. Unter­kunfts­kosten künftig nur noch im Zeit­raum von 48 Monaten unbe­schränkt erstatten. Danach sind monat­lich nur noch bis maximal 1.000 Euro pro Monat steu­er­frei möglich.

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