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Die elek­tro­ni­sche Lohn­steu­er­karte (ELStAM)

Mit der Einfüh­rung der elek­tro­ni­schen Lohn­steu­er­karte wird die bishe­rige Lohn­steu­er­karte ab dem Jahr 2013 durch ein elek­tro­ni­sches Verfahren ersetzt.


Die Angaben auf der bishe­rigen Vorder­seite der Lohn­steu­er­karte (Steu­er­klasse, Kinder, Frei­be­träge und Reli­gi­ons­zu­ge­hö­rig­keit) werden in einer Daten­bank der Finanz­ver­wal­tung zum elek­tro­ni­schen Abruf für die Arbeit­geber bereit­ge­stellt und künftig als Elek­tro­ni­sche Lohn­Steu­er­Ab­zugs­Merk­male (ELStAM) bezeichnet. Arbeit­geber rufen die ELStAM elek­tro­nisch ab, um den zutref­fenden Lohn­steu­er­abzug durch­zu­führen. Die Einfüh­rung des Verfah­rens erfolgte stufen­weise bereits seit 2011, damit das elek­tro­ni­sche Verfahren ab 2013 starten kann.

Die Papier­lohn­steu­er­karte gilt länger. Die Eintra­gungen auf der Lohn­steu­er­karte 2010 bzw. der vom Finanzamt ausge­stellten Ersatz­be­schei­ni­gung 2011 (Steu­er­klasse, Kinder­frei­be­träge, Kirchen­steu­er­merkmal und Frei­be­träge) gelten bis zum Start des Verfah­rens, also auch für das Jahr 2012, weiter. Der Arbeit­geber darf die Lohn­steu­er­karte des Jahres 2010 bzw. die Ersatz­be­schei­ni­gung 2011 nicht wie bisher am Jahres­ende vernichten, sondern muss sie bis zum Ende des Jahres 2014 aufbe­wahren. Bei einem Arbeit­ge­ber­wechsel muss der Arbeit­nehmer – wie bisher auch – dem neuen Arbeit­geber die Lohn­steu­er­karte 2010 bzw. die Ersatz­be­schei­ni­gung 2011 aushän­digen. Haben sich gegen­über den Eintra­gungen auf der Lohn­steu­er­karte 2010 bzw. der Ersatz­be­schei­ni­gung 2011 keine Ände­rungen ergeben, muss nichts weiter veran­lasst werden. Der Arbeit­geber wird dann weiterhin auf Basis dieser Verhält­nisse den Lohn­steu­er­abzug vornehmen.

Ände­rung der Eintra­gungen auf der Lohn­steu­er­karte oder der Ersatz­be­schei­ni­gung. Stimmen die auf der Lohn­steu­er­karte 2010 bzw. der Ersatz­be­schei­ni­gung 2011 einge­tra­genen Lohn­steu­er­ab­zugs­merk­male nicht mehr (z. B. zu güns­tige Steu­er­klasse oder zu hohe Zahl der Kinder­frei­be­träge), muss der Arbeit­nehmer diese beim Finanzamt ändern lassen. Er erhält dort auf Antrag einen Ausdruck der geän­derten Lohn­steu­er­ab­zugs­merk­male oder eine neue Ersatz­be­schei­ni­gung und legt diese seinem Arbeit­geber als Grund­lage für den Lohn­steu­er­abzug vor. Nur wenn dem Arbeit­geber die aktu­ellen Infor­ma­tionen vorliegen, kann er die Lohn­steuer richtig berechnen. Es gibt verschie­dene Möglich­keiten, den Arbeit­geber zu infor­mieren. Die Finanz­ämter empfehlen hierzu: Grund­sätz­lich kann das im Herbst 2011 versandte Infor­ma­ti­ons­schreiben des Finanz­amts über die erst­mals elek­tro­nisch gespei­cherten Daten für den Lohn­steu­er­abzug (ELStAM) ab 01.01.2012 dem Arbeit­geber des ersten Dienst­ver­hält­nisses vorge­legt werden. Wichtig ist, zuvor zu prüfen, ob die darin enthal­tenen Angaben richtig sind. Ferner ist zu beachten, dass das Infor­ma­ti­ons­schreiben – mit Ausnahme des Pausch­be­trages für behin­derte Menschen und für Hinter­blie­bene – keinen Frei­be­trag ausweist.
Stimmen diese Angaben im vorge­nannten Infor­ma­ti­ons­schreiben nicht oder soll ab 2012 ein neu bean­tragter Frei­be­trag berück­sich­tigt werden, sollte dem Arbeit­geber des ersten Dienst­ver­hält­nisses ein Ausdruck der ab 2012 gültigen ELStAM vorge­legt werden. Sofern dieser nicht vorliegt, wird er vom zustän­digen Finanzamt auf Antrag ausge­stellt.

Unzu­tref­fender Lohn­steu­er­abzug in 2012. Sofern in 2012 ein unzu­tref­fender Lohn­steu­er­abzug vorge­nommen wurde, kann dies im Rahmen der Einkom­men­steu­er­ver­an­la­gung 2012 korri­giert werden. Wer beispiels­weise als Berufs­pendler den Aufwand für den Weg zur Arbeit als Frei­be­trag erst­mals ab 2012 bean­tragt hat, dem Arbeit­geber diese Infor­ma­tion aber nicht mitteilt, hat zwar zunächst netto weniger „im Porte­mon­naie“. Mit Abgabe einer Steu­er­erklä­rung für das Jahr 2012 wird aller­dings der zutref­fende Steu­er­be­trag berechnet und ggf. zu viel einbe­hal­tene Lohn­steuer erstattet. Ist der bislang geltende Frei­be­trag zu hoch – z. B. wenn im Jahr 2012 Fahrten zwischen Wohnung und regel­mä­ßiger Arbeits­stätte entfallen – kann es im Rahmen der Einkom­men­steu­er­ver­an­la­gung 2012 zu einer Nach­zah­lung kommen. Um dies zu vermeiden, sollten Ände­rungen der persön­li­chen Verhält­nisse dem Finanzamt mitge­teilt und dem Arbeit­geber ein Ausdruck mit den neu geltenden Frei­be­trägen vorge­legt werden.

Berufs­ein­steiger. Für alle Berufs­ein­steiger stellt das Finanzamt bis zum Start des elek­tro­ni­schen Verfah­rens – wie bisher – auf Antrag eine Ersatz­be­schei­ni­gung aus. Diese ist dem Arbeit­geber vorzu­legen.

Ausbil­dungs­be­ginn in 2012. Die Verein­fa­chungs­re­ge­lung für Auszu­bil­dende gilt auch im Kalen­der­jahr 2012. Das bedeutet: Ledige Auszu­bil­dende, die im Kalen­der­jahr 2012 ein Ausbil­dungs­ver­hältnis als erstes Dienst­ver­hältnis beginnen, benö­tigen keine Ersatz­be­schei­ni­gung. Der Ausbil­dungs­be­trieb kann die Lohn­steuer nach der Steu­er­klasse I berechnen, wenn der Auszu­bil­dende seine Iden­ti­fi­ka­ti­ons­nummer, sein Geburts­datum sowie die Reli­gi­ons­zu­ge­hö­rig­keit mitteilt und gleich­zeitig schrift­lich bestä­tigt, dass es sich um das erste Dienst­ver­hältnis handelt. Für Auszu­bil­dende, für die im Jahr 2011 die Verein­fa­chungs­re­ge­lung bereits ange­wandt wurde, gilt diese weiterhin.

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