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Büroplanung: auf die Laufwege achten

Der ergonomisch und logistisch optimal durchdachte Verwaltungstrakt wirkt wie ein Effizienzturbo: Fühlen sich die Mitarbeiter wohl und stimmt die Raumaufteilung, sind deutliche Produktivitätssteigerungen möglich.

Autor: Ange­li­ka Knop


Von einem so entspan­nten Arbeit­sum­feld kön­nen viele Men­schen nur träu­men. Die Büros der QRC Group Per­son­al­ber­atung München GmbH befind­en sich am östlichen Stad­trand in einem frei ste­hen­den Haus mit Garten­blick. Sechs Räume und ein großzügiger Ein­gangs­bere­ich bieten den fünf Beschäftigten genug Platz und Möglichkeit­en, um entwed­er in Ruhe konzen­tri­ert zu arbeit­en oder im Team kreativ zu sein. Richtig zufrieden war Car­men Kraushaar mit der Sit­u­a­tion trotz­dem nicht. „Wir woll­ten eine offene und ein­ladende Atmo­sphäre, aber unser Emp­fang wirk­te eher abgren­zend als inte­gri­erend“, erin­nert sich die Part­ner­in bei QRC an die Zeit vor dem Umbau. „Der Arbeit­splatz der Assis­tentin im Emp­fangs­bere­ich war zu dunkel, und das Sprechen machte Mühe, weil es hallte.“

Oft reicht schon umstellen. Deshalb engagierte Car­men Kraushaar die Architek­tin Sabine Wei­neck-Hubert, die darauf spezial­isiert ist, Fir­men­räume mitar­beit­er- und kun­den­gerecht umzu­pla­nen. Und sie stellte die Exper­tin gle­ich vor eine beson­dere Her­aus­forderung: Weil die QRC Group Per­son­al­ber­atung unter Umstän­den in ein bis zwei Jahren umziehen wird, sollte nicht mehr zu viel Geld in die gemieteten Räume investiert wer­den. Darum ver­ab­schiedete sich die Architek­tin kurz­er­hand von der Idee eines aufwendi­gen Umbaus und entwick­elte ein Konzept, mit dem sich allein durch Umstel­lun­gen das Arbeit­sum­feld verbessern ließ. Im Emp­fangs­bere­ich holte Sabine Wei­neck-Hubert die Assis­tentin nach vorn ins Licht und platzierte den Schreibtisch seitlich statt frontal zum Ein­gang. Jet­zt wirkt er als Anlauf­stelle und nicht mehr als Bar­riere. Außer­dem erhielt er eine neue Seit­en­verklei­dung. Die schafft nicht nur klare Lin­ien, son­dern schützt vor allem vor Zugluft und dämpft den Schall. Eine klein­teilige Sitz­gruppe mit Kaf­fee­bar, die bish­er im Ein­gangs­bere­ich stand, ver­legte die Architek­tin in den hin­teren Kor­ri­dor, über den man die Büros erre­icht. Nun lädt dieser Warte­bere­ich zum Aus­tausch unter Kol­le­gen ein. Außer­dem ist der erste Ein­druck repräsen­ta­tiv und Besuch­er fühlen sich gut aufgenom­men.

Immer auf Ergonomie acht­en. Solche Verän­derun­gen an Büroräu­men sind nicht nur kos­metis­ch­er Natur. Wer das gesamte Arbeit­sum­feld sin­nvoll und ein­ladend gestal­tet, wird attrak­tiv­er für Kun­den und Bewer­ber. Er erle­ichtert den Beschäftigten die Arbeit und steigert auf diese Weise oft sog­ar ihre Pro­duk­tiv­ität. Das Verbesserungspoten­zial durch solche meis­tens ohne großen Aufwand real­isier­baren Umstel­lun­gen oder Umbaut­en sehen Experten im zweis­tel­li­gen Prozent­bere­ich. Die Forsch­er vom Fraun­hofer-Insti­tut für Arbeitswirtschaft und Organ­i­sa­tion (IAO) in Stuttgart etwa schätzen in ihrer Studie „Office Excel­lence Check“, dass sich die Arbeit­sleis­tung um über 30 Prozent erhöhen kann, wenn das Bürode­sign stimmt. Zusam­men mit der Bun­de­sanstalt für Arbeitss­chutz und Arbeitsmedi­zin (BAuA) und der Ini­tia­tive „Neue Qual­ität der Büroar­beit“ (INQA-Büro) hat das IAO ermit­telt, dass drei Fak­toren ein effizientes Arbeit­en fördern: Das Mobil­iar muss hohe ergonomis­che Qual­ität haben, die Büroein­rich­tung und ‑aufteilung die Kom­mu­nika­tion best­möglich unter­stützen, die Büro­form bewusst geplant und
auf die Tätigkeit­san­forderun­gen abges­timmt sein.

Erst Anforderun­gen klären. Diese Anforderun­gen gilt es aber erst mal zu ermit­teln. Tat­säch­lich pla­nen viele Fir­menchefs ihre Räume immer noch aus dem Bauch her­aus, ohne genau zu klären, welche Mitar­beit­er möglichst nah zusam­men­sitzen soll­ten oder wer wie oft in welche Kon­ferenz- und Tech­nikräume sowie Büros der Kol­le­gen gehen muss. Die Bedeu­tung dieser Laufwege wird häu­fig unter­schätzt. Und es wird zu wenig über die Frage nachgedacht, wann sich Großraum- oder Einzel­büros anbi­eten, ob sich mehrere Beschäftigte einen Arbeit­splatz teilen kön­nen und wie Kun­den sich bei ihrem Besuch möglichst wohlfühlen. Um vor einem Neu- oder Umbau die Anforderun­gen genau zu definieren, entwick­elt Sabine Wei­neck-Hubert ihre Konzepte möglichst mit den Mitar­beit­ern oder einem Teil von ihnen in ein­er „Zukun­ftswerk­statt“. In Work­shops von eini­gen Stun­den bis zu einem Tag sprechen die Beschäftigten über indi­vidu­elle Bedürfnisse und Wün­sche in Sachen Bürode­sign, sortieren sie, über­prüfen sie und set­zen dann Pri­or­itäten. „So fan­gen wir falsche Erwartun­gen ab und stoßen gle­ichzeit­ig eine unge­heure Kreativ­ität an, was man mit den vorhan­de­nen Räu­men und Mit­teln machen kann“, erk­lärt Sabine Wei­neck-Hubert. Die Architek­tin zeich­net immer die Wegestruk­turen auf, um Eng­pässe zu ver­mei­den. Sehr wichtig ist ihr auch das Konzept der „Activ­i­ty-based Areas“: Dabei wird das Büro in Zonen für Konzen­tra­tion, Kom­mu­nika­tion oder Erhol­ung eingeteilt. Und dazwis­chen muss es Bewe­gung geben, denn die fehlt dort, wo sich alles am Com­put­er erledi­gen lässt.

Richtige Mate­ri­alien wählen. Was im Kleinen wie bei QRC in München klappt, geht auch im Großen. Die Pro­Lux-Sys­temtech­nik GmbH in Blaustein bei Ulm beliefert Abschlepp­fir­men in 15 europäis­chen Län­dern mit Bergungs- und Abschlep­pzube­hör. Vor eini­gen Jahren erhielt der Sitz des gut 80 Beschäftigte zäh­len­den Unternehmens einen Anbau. Dort soll­ten Mitar­beit­er aus dem Ser­vice unterge­bracht wer­den, die unter anderem Kun­den­tele­fonate in ver­schiede­nen Sprachen führen.

Nichts aber lenkt so sehr von der eige­nen Arbeit ab wie die Gespräche der Kol­le­gen. Damit es in dem offe­nen Büro trotz Stim­mengewirr eine gute Akustik gibt, wur­den je drei Schreibtis­che im Win­drad­prinzip ange­ord­net, sodass der Schall nie direkt auf ein Gegenüber trifft. Außer­dem senken Holzmö­bel sowie Tep­piche den Geräusch­pegel. Wer noch mehr Ruhe will, kann ins Freie gehen. Das Dach ein­er Lager­halle dient als Son­nen­ter­rasse mit Liegestühlen, Teich und Feuer­stelle – nicht nur für Rauch­er. Die Investi­tion hat sich gelohnt, so Antje Hilsen­beck, Assis­tentin der Geschäfts­führung: „Wenn man acht oder neun Stun­den im Büro sitzt, kann man hier zwis­chen­durch Kraft tanken und sich wohlfühlen. Dann ist man auch fre­undlich zum Kun­den.“

Bürodesign

Auf diese Aspek­te soll­ten Sie bei der Arbeit­splatzgestal­tung acht­en


Pla­nung: Es kommt auf die Kom­bi­na­tion aller Details an: Wenn Akustik, Optik, Kli­ma sowie Ergonomie stim­men, sind die Mitar­beit­er gesün­der, motiviert­er und leis­tungs­fähiger.

Akustik: Tep­piche, Vorhänge, Akustikputz, Akustik­segel sowie Absorberele­mente für Wände, Deck­en und Fen­ster­fron­ten schluck­en Schall. Tren­nwände, Möbel oder Reflek­torele­mente lenken ihn auch in die gewün­schte Rich­tung.

Optik: Für blend­freie Beleuch­tung sor­gen beispiel­sweise Schreibtis­che, die im recht­en Winkel zum Fen­ster aufgestellt sind, sowie Wände oder Möbelflächen mit geringem Reflex­ion­s­grad. Große Flächen sollte man in ruhi­gen Far­ben hal­ten, möglichst in Pastelltö­nen.

Kli­ma: Sind Fen­ster und Türen frei zugänglich, kann man regelmäßig kurz lüften. Das erhöht die Luft­feuchtigkeit, sorgt für aus­re­ichend Sauer­stoff und spart Energie. Strömt die Luft dauer­haft durch Öff­nun­gen oder Kli­maan­lage, dür­fen keine Arbeit­splätze im Zug liegen.

Ergonomie: Brin­gen Sie Mitar­beit­er in Bewe­gung, etwa durch ver­stell­bare Stüh­le, Tis­che oder Schränke, die sich auch als Pult oder Sitz eignen. Die Kaf­feeküche oder der Kopier­er dür­fen gerne weit­er ent­fer­nt liegen, solange die Laufwege frei sind.

Sicher­heit: Vorgeschriebene und generell wichtige Aspek­te soll­ten beachtet wer­den, etwa dass Stüh­le als Kipp­schutz fünf Rollen brauchen. Die Unfal­lver­sicherung VBG hil­ft mit der Check­liste „Büroar­beit – sich­er, gesund und erfol­gre­ich“, www.vbg.de, Such­num­mer 5001.


Quelle: TRIALOG, Das Unternehmer­magazin Ihrer Berater und der DATEV, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg, Aus­gabe 01/2013

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