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DATEV-Lösungen zum Auftrags­wesen: ein runder Prozess

Das Geld kommt nicht von selbst aufs Konto – erst müssen Rech­nungen gestellt werden. Wer die rich­tige Soft­ware nutzt, hat durch abge­stimmte Abläufe in der Auftrags­be­ar­bei­tung vom Angebot bis zum Zahlungs­ein­gang weniger Arbeit.

Autor: Julia Mattausch


Wer noch Micro­soft Office oder ähnliche Soft­ware einsetzt, kennt das Problem: Die manu­elle Erfas­sung jedes einzelnen Formu­lars, vom Angebot über den Liefer­schein bis zur Rech­nung, ist fehler­an­fällig und aufwendig. Aus Zeit­mangel wird das Schreiben von Rech­nungen deshalb immer wieder aufge­schoben – zulasten der Liqui­dität. Jetzt bietet DATEV zwei weitere Produkte zur Auftrags­be­ar­bei­tung: Die Cloud-Lösung DATEV Auftrags­wesen online und die lokal instal­lier­bare Soft­ware DATEV Mittel­stand compact pro. Sie erlauben Unter­neh­mern, deren Buch­füh­rung der Steu­er­be­rater erstellt, durch­gän­giges prozess­ori­en­tiertes Arbeiten. In beiden Lösungen sind die Beleg­vor­lagen optisch an den Firmen­auf­tritt anpassbar. Der Unter­nehmer bestimmt, wo sein Logo steht und wie der Beleg aufge­baut ist. Die Posi­tion von Adresse und Texten lässt sich genau fest­legen. Ist die Bele­gart defi­niert, steht sie bei der Bele­ger­fas­sung auto­ma­tisch als Vorlage zur Verfü­gung, kann bei Bedarf aber jeder­zeit geän­dert werden.

Leichter Rech­nungen stellen. Die Erfas­sung der Belege ist einfach. Kunden­adresse, Arti­kel­in­for­ma­tionen und die Text­vor­lagen sind im System hinter­legt. Auf diese Daten wird beim Schreiben des Belegs zuge­griffen. Kunden sind in den Stamm­daten hinter­legt, der Rech­nungs­emp­fänger wird bei der Bele­ger­fas­sung gewählt. Artikel erfasst der Anwender im Beleg­for­mular. Neu erfasste Artikel lassen sich aus dem Beleg direkt in die Arti­kel­stamm­daten über­nehmen. Einlei­tungs- und Abschluss­texte werden in den Text­vor­lagen hinter­legt und passend zum Belegtyp ange­zeigt. Erteilt der Kunde einen Auftrag, lässt sich das Angebot inklu­sive Artikel- und Adress­daten in den nächsten logi­schen Beleg über­nehmen: Durch einen Klick auf die Funk­tion „Beleg weiter­führen“ wählt der Anwender aus, ob die Auftrags­be­stä­ti­gung, der Liefer­schein oder die Rech­nung folgen soll. Durch einen Klick auf den Button „Verkauf“ zeigt die Beleg­über­sicht, welche und wie viele Ange­bote ange­nommen wurden oder welche Rech­nungen noch offen sind. Sie infor­miert über Bele­gart, Beleg­nummer, Kunden­nummer, Kunden­be­zeich­nung, Beleg­datum, Liefer­datum, Netto- und Brut­to­summe sowie darüber, ob der Beleg bereits gedruckt und an den Steu­er­be­rater über­geben wurde. Außerdem zeigt sie den Status offen, erle­digt oder abge­lehnt an. Der Nutzer kann filtern, welche Belege die Über­sicht zeigt. Selek­tiert wird zum Beispiel nach Status, Zeit­raum und Bele­gart. Die Schnell­suche erleich­tert das Finden von Belegen nach Beleg­nummer, Kunden­nummer oder Kunden­name. So sieht der Unter­nehmer etwa gleich, bei wem Rech­nungen offen sind. Im DATEV Auftrags­wesen online kann er auch noch zwischen der Listen- und der Gale­rie­an­sicht wech­seln. Die Gale­rie­an­sicht zeigt Abbil­dungen der Belege, in denen er blät­tern kann.

Stets die Über­sicht behalten.Eine Kontrolle der Absatz- und Umsatz­zahlen erlauben die Auswer­tungen. Sie infor­mieren über Kunden und Artikel nach Absatz- sowie nach Umsatz­zahlen und für bestimmte Zeit­räume. Einfach den Haken bei „Vergleichs­zeit­raum“ setzen und das Datum eingeben. Der Anwender sieht so, ob ein bestimmter Artikel noch genauso gut oder schlecht läuft wie im Vorjahr. Opti­miert ist die Bereit­stel­lung der Belege für den Steu­er­be­rater. Sie werden entweder via Beleg­ver­wal­tung in Unter­nehmen online als digi­tales Beleg­bild gelie­fert oder mit Buchungs­in­for­ma­tionen zum Beleg über das Rech­nungs­aus­gangs­buch weiter­ge­geben. So erhält die Kanzlei schnell die digi­talen Ausgangs­be­lege zur Erstel­lung der Buch­füh­rung ihrer Mandanten. Es muss ledig­lich die gewünschte Vari­ante einge­stellt werden. Der Beleg ist mit einem Klick in Beleg­ver­wal­tung und Rech­nungs­aus­gangs­buch hinter­legt. Mit DATEV Mittel­stand compact pro ist auch die Über­gabe der Rech­nungen in Papier­form möglich. In wenigen Schritten werden mit der DATEV-Soft­ware so Rech­nungen geschrieben, archi­viert, ausge­wertet und an den Steu­er­be­rater weiter­ge­geben.


Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürn­berg, Ausgabe 02/2012

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