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Notfall­ordner: Erste Hilfe im Betrieb

Fällt der Unter­nehmer etwa durch Krank­heit aus, gefährdet das oft die Exis­tenz seiner Firma. Damit der Betrieb weiter­läuft, brau­chen die Vertreter dann Zugriff auf wich­tige Unter­lagen sowie Voll­machten für anste­hende Entschei­dungen.

Autor: Eva-Maria Neuthinger


Claus Rüberg fühlt sich fit und arbeitet viel. Betrieb­lich wie privat läuft es für den Unter­nehmer im baden-würt­tem­ber­gi­schen Elzach gut. Vor einem Jahr hat er mit Peter Braßeler die Drechs­ler­werk­statt Feninger über­nommen. „Wir sind gut gestartet“, freut sich der 42-Jährige. Eigent­lich hat er keinen Grund, sich Sorgen zu machen. Trotzdem will Rüberg möglichst schnell einen Notfall­plan ausar­beiten, damit der Betrieb, falls nötig, ohne Chefs läuft. Die Bedeu­tung des Themas ist den beiden klar geworden, als sie im Sommer gleich­zeitig Urlaub nahmen: „Zwar lief alles gut, zumal wir tele­fo­nisch für die Mitar­beiter erreichbar waren und es keine schwer­wie­genden Störungen gab“, so Rüberg. Aber dann skiz­ziert er ein mögli­ches Krisen­sze­nario mit weit­rei­chenden Konse­quenzen: „Wir müssen nur zusammen im Auto sitzen und einen Unfall haben.“ Mit anderen Unter­neh­mern haben sie solche Fälle ange­spro­chen und heftig disku­tiert: „Auch unsere Kollegen sind sensi­bi­li­siert, aber nur wenige haben schon Vorsorge getroffen“, hat der Firmen­chef dabei gelernt.

Für den Ernst­fall planen. Als ersten Schritt wollen Rüberg und Braßeler einen Notfall­ordner anlegen. Er soll einen Fahr­plan enthalten, was bei langer Krank­heit oder Tod eines Part­ners zu tun ist. Dort sollen zum Beispiel auch Listen mit wich­tigen Verträgen und Pass­wör­tern sowie Voll­machten hinter­legt werden. „Sicher­lich bespre­chen wir uns auch mit unseren Ehepart­nern“, sagt Rüberg. So verant­wor­tungs­be­wusst sind nicht viele Unter­nehmer. „Schät­zungs­weise weniger als zehn Prozent treffen Vorsorge“, meint Malcolm Schauf, Professor mit Spezi­al­ge­biet Mittel­stand an der FOM Hoch­schule für Oeko­nomie & Manage­ment in Düssel­dorf. „Unter­nehmer glauben, dass ihnen nie etwas passiert.“ Dabei ist das Risiko nicht zu unter­schätzen: Statis­tisch betrachtet, werden gut 40 Prozent der heute 30- bis 40-jährigen Erwerbs­tä­tigen vor ihrer regu­lären Renten­zeit berufs­un­fähig. Diese Zahlen sollten auch Unter­nehmer veran­lassen, früh­zeitig vorzu­sorgen.

Pass­wörter hinter­legen, Schauf rät, Listen zu erstellen, wo welche Unter­lagen im Betrieb zu finden sind. Auf jeden Fall gehört in den Notfall­ordner eine Aufstel­lung aller wich­tigen Verträge, vom Miet­ver­trag über Leasing­do­ku­mente bis zu Arbeits- und Liefe­ran­ten­ver­trägen. Auch betrieb­liche Konten sind mit allen Daten zu erfassen. Jeder Firmen­chef sollte sicher­stellen, dass eine Person seines Vertrauens auf diese Infor­ma­tionen zugreifen kann. Der Professor kennt Fälle, in denen selbst nahe Fami­li­en­an­ge­hö­rige nichts von einzelnen Bank­ver­bin­dungen wussten. „Entspre­chende Voll­machten für den Notfall zu geben gehört ebenso zum Pflicht­pro­gramm“, betont Schauf. Solche Doku­mente können genauso wie sensible Geschäfts­zahlen oder Pass­wörter beispiels­weise beim Steu­er­be­rater depo­niert werden, der der Vertrau­ens­person im Ernst­fall einen schnellen Zugang ermög­licht

Fällt der Chef aus, muss das Tages­ge­schäft weiter­laufen. Darum sollte er auch hier als Vertrau­ens­person für die Familie sowie als Ansprech­partner für Kollegen, Liefe­ranten und gute Kunden einen Mitar­beiter benennen – in der Regel seine rechte Hand. „Je kleiner der Betrieb, desto mehr Infor­ma­tionen braucht diese Vertrau­ens­person“, erläu­tert Experte Schauf. In Klein- und Mittel­be­trieben hat nicht selten allein der Inhaber die „Patent­re­zepte“ im Kopf. „Firmen­wissen wird viel­fach in der Person des Chefs gebün­delt“, weiß Schauf. Größere Betriebe betreiben dagegen zumeist ein profes­sio­nelles Wissens- und Doku­men­ta­ti­ons­ma­nage­ment. Entspre­chend hängt deren Erfolg in der Regel nicht allein von der Geschäfts­lei­tung ab.

An Inte­rims­ma­nager denken. Für Mittel­ständler mit über einer Million Euro Jahres­um­satz empfiehlt es sich deshalb, einen Beirat zu gründen. Dies bietet mehrere Vorteile: Zum einen hat der Unter­nehmer einen direkten Ansprech­partner, falls er eine kompe­tente Einschät­zung braucht. Ein Beirats­mit­glied, als das sich etwa der Steu­er­be­rater anbietet, dient dem Firmen­chef in der stra­te­gi­schen Geschäfts­füh­rung lang­fristig als Spar­rings­partner. Zum anderen lässt sich, wenn der Unter­nehmer über­ra­schend ausfällt, aus dem Kreis des Beirats manchmal ein Inte­rims­ma­nager finden. Alter­nativ kann der Beirat mit seinem Netz­werk bei der Suche nach einem geeig­neten Kandi­daten helfen.

Früh ein Testa­ment machen. Im Kreis der Mitar­beiter oder der Familie lässt sich kaum schnell ein Über­nehmer finden. „Die Nach­folge im Mittel­stand zu planen und vorzu­be­reiten ist sehr schwierig“, so Professor Schauf, zumal auch erbrecht­liche Fragen rele­vant werden. Daher sollte jeder Firmen­chef bei der Vorsor­ge­pla­nung neben der Vorbe­rei­tung des Notfall­ord­ners auch sein Testa­ment aufsetzen. Andern­falls tritt die gesetz­liche Erbfolge ein, was für die Firma oft nicht gut ist, weil Kapi­tal­an­teile und Führung nicht kontrol­liert an die nächste Genera­tion gehen. Ein quali­fi­zierter Berater kann bei der testa­men­ta­ri­schen Lösung sowie bei der Notfall­pla­nung insge­samt unter­stützen. Das Thema Testa­ment wird TRIALOG in einer der nächsten Ausgaben aufgreifen.

Claus Rüberg jeden­falls hat sich vorge­nommen, das Thema Notfall­plan schnell anzu­gehen: „Mein Partner und ich werden mit kühlem Kopf über­legen, welche Maßnahmen wir ergreifen wollen, um für alle Fälle abge­si­chert zu sein.“

Notfall­ordner

Die wich­tigsten Inhalte


Passiert etwas, brau­chen Familie und ausge­wählte Mitar­beiter einen Über­blick über die Situa­tion im Betrieb. Aktua­li­sieren Sie jedes Jahr den Notfall­ordner. Scannen Sie wich­tige Origi­nale, damit sie in der EDV sind. Spei­chern Sie die letzte Version und ermög­li­chen Sie Vertre­tern den Zugriff. Diese Unter­lagen und Aufstel­lungen sind beson­ders wichtig:
Vertre­tungs­plan: Wer soll im Ernst­fall welche Aufgabe über­nehmen?
Vertrags­über­sicht: Was findet sich wo – von Arbeits­ver­trägen über Liefe­ranten- und Kunden­ver­träge bis zu Miet- und Versi­che­rungs­ver­trägen?
Konten­liste: Welche Bank­konten gibt es? Wichtig sind auch Voll­machten für die Konten für eine Person des Vertrauens.
Vermö­gens­auf­stel­lung: Welche Leasing­ob­jekte, welches Anlage- und Kapi­tal­ver­mögen, welche Verbind­lich­keiten hat der Betrieb?
Zugriff: Wie lauten Pass­wörter oder Safe­kom­bi­na­tionen, wo sind wich­tige Schlüssel?
Doku­mente: Wo werden Testa­ment, Pati­en­ten­ver­fü­gung, Voll­machten und ein Vertrags­muster für Inte­rims­ma­nager aufbe­wahrt?
Sons­tiges: wich­tige Ansprech­partner, wich­tige Patente oder Rezep­turen, Mitglied­schaften in Verbänden und Vereinen



Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürn­berg, Ausgabe 01/2013

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